کمیته انبار گردانی

حسابداران برتر » آموزش حسابداری » کمیته انبار گردانی

کمیته انبار گردانی

کمیته انبار گردانی

کمیته انبار گردانی

اهداف برنامه ریزی و سازماندهی انبارگردانی:

مدیریت انبار برای مفید و با معنا شدن فرآیند انبارگردانی ، میبایست آنرا برنامه ریزی ، سازماندهی و کنترل نماید. از آنجایی که اثر بخشی شمارش موجودیها نیازمند دقت زیاد بوده و تئجه کافی به جزئیات را طلب میکند، به همین دلیل مدیران انبار به روش سیستماتیک نیاز دارند که بتواند همه ی جنبه های مدیریتی یک انبارگردانی کامل را پوشش دهد. انبارگردانی سالیانه به دلایل ذیل میبایست دارای یک نظام و برنامه مشخصی باشد تا از کارائی و اثر بخشی لازم برخوردار گردد.

– شمارش موجودیها معمولا در روزهای پایان سال انجام شده و بدیهی است که مدت زمان محدودی برای اینکار در نظر گرفته میشود. بنابراین عدم وجود برنامه مشخص،انجام عملیات در محدوده زمانی کوتاه را عملا غیر ممکن خواهد ساخت.

– افراد مختلفی در نقل و انتقالات و عملیات کنترل موجودی ها در طی سال مالی فعالیت نموده و هریک از آنها نقشی را ایفا مینمایند. در نتیجه افراد مذبور بنحوی باید ذر شمارش اقلام موجودی انبار نظارت مستقیم و یا غیر مستقیم داشته باشند. ذاشتن برنامه ای از پیش تعیین شده و مدون برای شمارش موجودی های انبارها ، گام موثری در ایجاد امکان بمنظور مشارکت آنها می باشد.

– با توجه به اینکه حجم زیادی از موجودی های انبار (کل موجودیها) در مدت زمان کوتاه و محدودی مورد شمارش واقع میگردند، لذا این امر از عهده و صلاحیت پرسنل دائمی انبارها خارج خواهد بود. در نتیجه از افراد دیگر سازمان با تخصص های مختلف برای این منظور استفاده میشود. بهره گیری اصولی و صحیح از توانایی های این گروه که عمدتا از واحدهای فنی میباشند بدون وجود برنامه ای منسجم برای شمارش موجودی ها امکان پذیر نخواهد بود.

کمیته انبار گردانی:

همچنانکه در قسمت قبلی اشاره شد انجام عملیات انبارگردانی نیاز به وجود برنامهو سازمان مشخصی دارد. تدوین و اجرای این برنامه طبق زمانبندی تعیین شده ، توسط کمیته ای موسوم به کمیته انبارگردانی صورت میپذیرد لذا به منظور تشریح چگونگی انجام عملیات شمارش موجودی ها ، ابتدا کلیات کمیته معرفی و سپس به اهم وظایف آن پرداخته خواهد شد.

در معرفی ساختار ئ اعضا کمیته انبارگردانی سعی گردیده است حتی المقدور کلیه سازمان ها و موسسات اعم از تولیدی و خدماتی مد نظر قرار گرفته و به طور اجمال از آنها نام برده شود. در نهایت وظایف محوله به کمیته انبارگردانی به اعضا آن تفویض و شرح وظایف هر یک از آنها توضیح داده خواهد شد.

دلایل تشکیل کمیته انبارگردانی:

هریک سازمانها و موسسات بر اساس اساسنامه مصوب خود، دارای بازرس یا بازرسانی هستند که در قبال آنها عهده دار وظایف مشخصی هستند. معمولا بازرس کلیه موسسات دولتی ، سازمان حسابرسی میباشد. یکی از وظایف اصلی سازمانهای بازرسی کننده ،حصول اطمینان از موجودی های انبارهای موسسه میباشد که از طریق انبارگردانی پایان سال میسر است

یکماه قبل از پایان سال مالی (عموما پایان سال ) ،از طریق سازمان بازرسی کننده ،نامه ای به موسسات ذیربط ارسال و ضمن اعلام موضوع شمارش موجودی های انبار، اطلاعات لازم در این خصوص از آنها درخواست میگردد. در این مکاتبه عموما در بهمن ماه هر سال با موسسات دولتی انجام انجام شده و اکثر موسسات ، آنرا به مدیر امور مالی ارجاع میدهند. دریافت این نامه توسط موسسه، نقطه آغازین برنامه ریزی و سازماندهی انبارگردانی محسوب میگردد.

با توجه به اینکه موارد درخواستی توسط بازرسان در خصوص انبارگردانی ، گسترده و نیاز به تخصص های مختلف جهت تدوین برنامه و اجرای آن دارد، لذا تحقق آن از عهده تک تک واحدهای موسسه خارج میباشد. در نتیجه تیم و گروهی متشکل از پرسنل داخل و خارج سازمان، مسئولیت تدوین برنامه و هدایت عملیات شمارش موجودی ها را به عهده میگیرد

اعضا کمیته انبارگردانی:

نیروی انسانی مورد نیاز کمیته انبارگردانی ، از افراد داخل و خارج سازمان انتخاب گردیده و هریک از اعضا آن، عهده دار وظایفی میباشند.

 تعداد و ترکیب اعضای کمیته موصوف ، ارتباط مستقیم با حجم و نوع فعالیت و انبار های موسسات مختلف دارد. با این حال تعدادی از آنها تقریبا در تمام سازمانها به صورت ثابت وجود داشته و دارای سمت و وظایف مشخصی هستند. متقابلا تعدادی از اعضا در شرایط خاص و در مواقع لزوم ، انتخاب و به کمیته دعوت میشوند.

عموما کمیته انبارگردانی متشکل از افرادی است که ارتباط بیشتری با موجودی انبار داشته یا با در نظر گرفتن سازماندهی و اجرای عملیات انبارگردانی حضورشان ضروری تشخیص داده میشود. غالبا کمیته انبارگردانی ترکیبی از مدیران مختلف واحد های مالی ،بازرگانی تولید انبارها و حسابرس میباشد.

در معرفی اعضاءکمیته شمارش موجیدیها سعی بر این بوده که به عناوین و پست های سازمانی مشهور و معروف در موسسات مختلف اشاره گردد. عناوین وسمت اعضا کمیته شمارش در جدول شماره ۱-۲ آورده شده است.

جدول شماره ۱-۲اعضاء کمیته انبار گردانی

ردیف

پست سازمانی

سمت در کمیته

ملاحضات

۱

رئیس موسسه یا مدیرعامل

رئیس انبار گردانی

با توجه به این که در بیشتر موسسات انبارگردانی در پایان سال انجام میشود ودر ایام مدیران ارشد موسسات با تراکم کاری مواجه میباشند،لذا از یک نماینده قانونی که رسما معرفی می­نمایند،استفاده می کنند.

۲

مدیر امور مالی

رئیس انبار گردانی

_________

۳

 رئیس حسابداری

هماهنگ کننده

در موسسات صنعتی و تولیدی ،به جای رئیس حسابداری،نماینده حسابداری انبار که اصطلاحا حسابداری صنعتی نامیده میشود ،به کمیته معرفی میگردد.

۴

رئیس حسابرسی داخلی

هماهنگ کننده

در مواقعی که رئیس حسابرسی داخلی موافقت نماید ،نماینده ای از طرف خود به کمیته معرفی مینماید که وظایف وی را عهده دار باشد.حسابرسی داخلی بیشتر در واحد های صنعتی و تولیدی وجود دارد و در کمیته عضویت دارد.

۵

مدیر کارخانه

عضو یا رئیس انبار گردانی

در واحد های صنعتی تولیدی ،مدیر کارخانه از بین معاونت های فنی مدیر عامل انتخاب گردد.بنا بر این گاهی به جای مدیر کارخانه ،مدیرمدیر فنی ،مدیر برنامه ریزی یا مدیر تولید در کمیته عضویت پیدا میکند.

۶

مسول انبار

عضو

بالا ترین مقام مسول در انبار های موسسات ،با عناوین مختلفی از جمله سرپرست انبار ها ،مدیر انبارها و انوال ویا انبار دار کل نامیده میشود.در هر حال منظور بالاترین مقام اجرائی انبار در سازمان میباشد.

۷

افراد متخصص

عضو

به صورت موردی به منظور ارتقاء کیفی دانش فنی کمیته انبار گردانی ،یک یا دونفر از کارشناسان انبار داری به انتخاب بالا ترین مقام اجرائی موسسه،دعوت میگردد.

۸

نماینده حسابرس

بازرس

به عنوان حسابرس قانونی موسسه در کمیته عضویت پیدا می کند .

نمودار سازماندهی کمیته انبار گردانی:

برای همکاری موثر و دسته جمعی ،باید مجموع وظایفی  که اجرای آنها برای نیل به هدف معینی لازم است ،بنحوی با رعایت امکانات وایجاد هماهنگی واعمال و کنترل ،بین افراد و واحد های مختلف سازمانی تقسیم گردد.به طوریکه از تکراریا تداخل وظایف جلو گیری شود.

همکاری افراد در یک گروه متشکل به منظور تامین مقاصد معین ،مستلزم این است که روابط آنها با یکدیگر معلوم بوده و مجاری ارتباطات مشخص و روشن باشد.

شر ح وظایف کمیته انبارگردانی:

همکاری دسته جمعی به منظور تامین اهداف مشترک ،بنا چار باید تحت رهبری سلسله مراتب ساز متن انجام یابد.لازم است که حدود اختیارات و مسولیت های شاغل و شغل معلوم  و مشخص گردد.در معرفی وظایف اعضاء کمیته انبار گردانی ،به نوع شغل و مقاصد اصلی و شرح عناصر اصلی آن پرداخته خواهد شد .ضمنا در باب تکالیف و اختیارات هریک از اعضاء ،توضیح داده خواهد شد.

مهمترین وظیفه کمیته انبار گردانی ،تدوین برنامه شمارش موجودیها و هدایت بهینه مرتبط با انبار گردانی است. جهت نیل به این هدف ،میبایست فعالیتهاو وظایف در گرو ه های ذیل طبقه بندی هستند:

۱-تهیه نمودار و جدول زمانبندی مراحل اصلی انبار گردانی.

۲-تهیه دستور العمل یابرنامه جامع انبار گردانی و تصویب آن :

الف-شناسایی دقیق انبار ها و موجودی وموجودی های مورد شمارش .

ب-تعین تاریخ شروع و خاتمه انبار گردانی و اطلاع به واحدهای داخل وموسسات خارج از سازمان.

ج-تعین روش شمارش موجودیها.

۳-انتخاب افراد مشخص برای پست ها ی معین و تعریف شده

الف-تعیین فردی به عنوان هماهنگ کننده.

ب-تعیین فردی به عنوان مسول ثبت شمارش.

ج-تعیین گروه کنترل.

د-تعیین سرپرستان شمارش انبارها.

ه-تعیین گروه های شمارش.

۴-هدایت عملیات شمارش موجودیها و نظارت مستقیم و مستمر بر مراحل اجرای آن.

۵-تصویب نتایج حاصل اجرای عملیات شمارش موجودیها وانجام تعدیلات لازم.

اینکه هر یک از فعالیت ها ووظایف کمیته انبار گردانی به تصیل شرح داده میشود.

تهیه نمودار و جدول زمانبندی مراحل اصلی انبار گرانی:با در نظر گرفتن اینکه انبار گردانی یک فعالیت تیمی محسوب میگردد ،لذا تنظیم برنامه و زمانبندی کلی مراحل شمارش موجودی ها ،تو فقات بی رویه تولید و فروش را به حداقل رسانیده و از بروز نارسائی های دیگر جلوگیری خواهدنمود.

تهیه دستور العمل جامع انبار گردانی:

انبار ها وموجودی های آن داخل آنها در موسسات مختلف ،متفاوت میباشند.بنابراین قبل از شروع عملیات شمارش موجودیها ،میبایست تمام موجودیها به طور کامل شناسایی و به صورت دقیق شناسایی گردند.

.یکی از متداول ترین روش های شناسایی و طبقه بندی انبارها که بیشتر موسسات از ان استفاده میکنند،نامگذاری آنها بر اساس موجودی داخل انبار هاست.روش دیگر تعیین و تفکیک انبارها ،شماره گذاری و تعیین محل استقرار فیزیکی آنها روی نقشه های کلی ملی موسسات میباشند.

هماهنگ کننده باید لیست کاملی از تعداد انبار ها ،میزان اقلام وموجودی  انبارها میزان اقلام وموجوی انبار ها ،متراژابارها و تعداد قفسه ها را تهیه نماید تا براساس آن قادر به پیش بینی فرمها و افراد مورد نیاز باشد.ضمنا قبل از شروع انبار گردانی ،باید به مکان های استقرار موجودیها سرکشی نموده واز وضعیت آنها اطلاع حاصل نماید.انواع مختلف مکانهای استقرار وکاربرد هریک از آنها در جدول زیر آورده شده است.

مکان های استقرار انواع موجودیها

محل استقرار

گروه موجودی ها

مثال

قفسه ها

        قطعات یدکی –مواد اولیه -ملزومات

نوشت افزار

محوطه ها

ماشین الات سنگین اسقاط

لاستیک های مستعمل

سیلو ها ومخازن

قطعات ساخته شده تولید-مواد نیمه ساخته-سوخت

سیلوی کلینکر سیمان

دپوها

مواد اولیه –ضایعات-نیمه ساخته

سنگ آهک

شرح انواع موجودیهایی که در موسسات مختلف نگهداری ودر یک عملیات شملرش موجودیها مورد شمارش واقع میگیریند،به شرزیر میباشد.لازم به توضیح است دارایی های ثابت صرفا تا موقعی که مورد استفاده قرار نگرفته اند ودرانباربه صورت موجودی میباشند و موردشمارش قرار میگیرند.

همچنین اقلام امانی دیگران نزد موسسه ،به عنوان موجودی ودارایی سازمان مورد شمارش قرارنخواهد گرفت.مانده موجودی ملزومات که درموقع رسید به حساب هزینه منظورمیشود،جزو موجودی های موسسه مورد شمارش واقع نمیگردد.

انواع موجودی های قابل شمارش درموسسات مختلف.

ردیف

شرح موجودی ها

نوع موسسه یا فعالیت

خدماتی و تجاری

مونتاژ

تولیدی

۱

مواد اولیه

خامومعدنی

*

خریداری شده

*

۲

مواد در جریان ساخت

*

۳

قطعات ساخته شده

*

*

۴

محصولات نیمه ساخته شده

*

*

۵

ضایعات و اسقاطی

*

*

*

۶

محصولات و قطعات خریداری شده

تولید

*

*

فروش

*

*

*

۷

اقلام یسته بندی

*

*

*

۸

محصول نهایی ساخته شده

*

*

*

۹

اقلام

سالم

*

*

*

خسارت خورده

کم گردش

راکد

۱۰

اقلام امانی

دیگران نزد شرکت

*

*

*

شرکت نزد دیگران

*

*

*

۱۱

لوازم وقطعات یدکی

*

*

۱۲

ملزومات

اداری

*

*

*

تولیدی و کمک تولیدی

*

*

۱۳

ابزارآلات،نشاندهنده ها واندازه گیر ها

*

*

۱۴

دارایی ثابت

*

*

*

تعیین تاریخ شروع و خاتمه عملیات انبار گردانی و اطلاع به واحدهای ذیربط:

به منظور اجرای دقیق عملیات شمارش موجودیها،کمیته انبار گردانی موظف به تعیین زمان مشخصی جهت شروع و ختم عملیات میباشد .تا صرفا در مدت زمان تصویب شده،عملیات انبار گردانی بر اساس اصول مشخصی  که قبلا تعریف شده ،انجام پذیرد.زمان انبارگردانی ۱۵روز قبل از پایان دوره مالی موسسه بوده ومعمولا به گونه ای انتخاب میگردد که کمترین مشکلات احتمالی برای سایر واحدها ،ایجاد نماید.

ابتدا و انتهای زمان اجرای عملیات انبارگردانی برای کل سازمان ونیز هریک از انبارها وگروه موجودیها ،به صورت روزوساعت مشخص شده ودر دستورالعمل انبارگردانی  به  آورده میشود ،چنانچه عملیات شمارش موجودی ها در ایام تعطیل انجام یا متوقف شود ،حتما به صورت مجزا توضیح داده خواهدشد.

زمان شروع وخاتمه انبارگردانی به واحدهای ذیربط سازمان من جمله تولید،فروش وخرید ا طلاع وفرصت کافی جهت  تحویل یا دریافت کالا به

آنها داده میشود.درنتجه مسولین تدارکات وفروش شرکت حتی الامکان باید برنامه خرید وفروش راطوری تنظیم کنند که قبل از شروع عملیات شمارش اقدامات لازم را معمول دارند تا طی دوره شمارش،کالایی به انبار وارد یا از صادر نگردد.در این صورت از اینجا وقفه در امر شمارش  موجودیها جلوگیری میشود .همچنین قسمت های قسمتهای تولیدی ،نگهدری و تعمیرات شمارش موجودیها بایستی ترتیبی اتخاذ نمایند تا تمام احتیلجات آنان در طول دوره شمارشبراورد واز انباردریافت شود.ضمنا سرپرستان قسمتهای تولیدی بایستس اطمینان حاصل نمایند که تمام محصولات ساخته شده قبل از آغاز انبار گردانی ،به انبار مکحصول تحویل داده شود.

موسسات مختلف در زمان اجرای عملیات انبارگردانی برخورد متفاوتی در زمینه ورود و خروجی کالا به انبارها دارن که منبعث از سیتم انبار ها ی این شرکت میباشند.برخی از سازمان ها به محض دارای سیستمی کاملا دستی بوده وموجودی اقلام انبارها به وسیله کارتهای کاردکس کنترل میگرددند.کاردکس این سازمان به محض شروع انبارگردانی ،بسته شده وهیچ گونه مدرکی طی این مدت از طریق انبار صادر نمیگردد.مدارک اقلام مورد نیاز فوری وحیاطی تحویلی به واحد های مختلف مصرف کننده ونیز کالاهای رسیده به انبار ،پس از اتمام عملیات انبار گردانی صادرمیشود.گروه دیگری از شرکتها که عمدتا صنعتی وتولیدی هستند ،به دلیل پیوسته بودن جریان تولید وفروش،امکان بستن کامل کاردکس انبارها در آنها وجود ندارد.درنتیجه در این شرکتها از قابلیت های سیستم مکانیزه استفاده شده وبا شروع  انبارگردانی،جهت جلوگیری از سواستفاده های احتمالی ،امکان رویت موجودی واقعی اقلام از پرسنل انبار سلب گردد.ولیکن امکان صدورمدارک ضروری با اخذ امضا عالیترین مقام اجرایی سازمان هماهنگ کننده طی مدت زمان انبارگردانی وجود دارد.در این صورت استفاده از مهر های مخصوصی ازجمله قبل از شمارش ،بعداز شمارش،قبل ازمغایرت وبعداز مغایرتضروری خواهد شد.

بدلیل اینکه دریافت وتحویل کالا طی مدت انجام انبارگردانی با مشکلاتی همراه است،لذا تاریخ شروع وخاتمه انبار گردانی باید قبل از شروع عملیات ودرزمان از طرف مدیریت به صورت مکتوب به کلیه واحدهای داخل وخارج سازماناعلام گردد،در نتیجه ،واحدهای داخل سازمان وشرکتهای طرف معامله خارج خارج سازمان قادر خواهند بود در زمان مناسب ،اجناس خودرا به شرکت ارسال یا از آن تحویل نمایند.

ج-تعیین روش شمارش موجودیها:دریک عملیات انبارگردانی هریک ازموجودیها ممکن است از حداقل یکبارتا حداکثر سه بار موردشمارش قرار گیرند. برای هریک از حالتهای مذکور،برنامه ی مشخص ومدونی میبایست تدوین وبه مرحله اجراگذرانده شود،با توجه به اینکه این موضوعبه صورت مشروح در فصول اتی مورد بحث قرارخواهند گرفت،لذا به صورت اجمال به هریک ازوضعیت های ممکنه پرداخته میشوند.

اقلامی که ارزش کمی داشته ویا حجم زیادی دارند درصورت نزدیک بودن ارقام شمارش شده درکارتهای انبار ونیزمغایرت فاحش باشمارش دوم،به شمارش اول میتوان استناد کرد.

کالاهایی که شمارش اول ودوم آنها مغایرتی با همدیگر نداشته بومتقابلا با مقادیر مندرج درکارتهای انبار مطابقت داشته باشند ،به عنوان شمارش نهایی تلقی میشوند.

اجناسی که مغایرت بین اول ودوم با مغایرت ثبت شده در کارتهای انبار داشته و مغایرت مذکو با اهمیت باشد،شمارش سوم در موردآنها با حضورمسولین انبار وحسابرسان بعمل آمده وبه عنوان  شمارش نهایی تلقی خواهد .تشخیص عملیات مغایرت در شمارش به عهده ی کمیته انبارگردانی است. جنانچه به دلیل تنوع اقلام موجودیتعیین ملاک های تفکیک  مغایرت از نظر قبل امکان پذیر نباشد،مغایرتها های حاصل ازهریک ازگروهای شمارشگر در اولین فرصت ممکنه به کمیته گزارش وتصمیم گیری بعمل خواهد آم.در نتیجه انجام یا عدم اجرای شمارش سوم در خصوص کالاهایی که دارای مغایرت هستند ،دراسرع وقت مشخص وزمان تلف شده به حداقل کاهش میابد.

تعیین افراد مورد نیاز جهت انبار گردانی:

یکی از وظایف مهم انبارگردانی ،انتخاب نفراتی جهت عملیات شمارش یانظارت بر فرایند انبارگردانی انتخاب ومعرفی میشوند.اما گروه دیگری از نفرات مورد نیاز جهت انجام  عملیات شمارش،به صورت غیر مستقیم وتوسط انتخاب شدگان اولیه کمیته ،از داخل یا خارج سازمان معرفی وکمیته اقدام به تصویب آنها مینماید.

اینک افراد شرکت کننده در عملیات شمارش یا نظارت بر انجام آن معرفی میشوند:

الف-تعیین فردی به عنوان هماهنگ کننده:

چون کمیته خود نمیتواند همواره راسا درجریان امر شمارش موجودیها وسلیر امورمرتبط با آن قرار گرفته و حضوریابد،لذا کمیته یک نفر را جهت انجام این امرانتخاب ومعرفی نمای .این فرد با نام هماهنگ کننده انبارگردانی شناخته شده ومورد تایید کلیه اعضا کمیته میباشد.

فرد مزبور وظیفه برقراری ارتباط کمیته با کلیه قسمتها ومسولین داخل و خارج موسسه قبل ،حین وبعداز انبارگردانی را به عهده داشته باشد و به عنوان نماینده تام الاختیارکمیته در امر انبارگردانی انجام وظیفه مینماید.در نتیجه انتخاب این فرد که مهمترین نقش را در انبارگردانی ایفا  می نماید ،حیاتی ترین تصمیم ووظیفه کمیته محسوب میگردد. این شخص زیر نظرمستقیم کمیته انبار گردانی انجام وظیفه مینماید  ومسولیت هماهنگی،نظارت وکنترل ،نظارت وکنترل کلیه مراحل انبارگردانی را به عهده خواهد داشت .ذکر این نکته ضروری است که مسولیت نهایی انجام عملیات شمارش موجودیها با کمیته انبارگردانی بوده و انتخاب فردی به عنوان هماهنگ کننده ،رافع مسولیت کمیته درخصوص انبارگردانی نخواهد بود.

هماهنگ کننده انبار گردانی دارای خصوصیات وویژ گی هایی بوده و همچنین عهده دار وظایفی است که در جدول زیر منعکس گردیده.

مشخصات و ویژگی های هماهنگ کننده انبارگردانی.

عنوان :هماهنگ کننده                                                                                         انتخاب کننده:کمیته انبار گردانی

وظیفه کلی:هدایت و نظارت مستقیم ومستمر بر انبارگردانی                                             تحت سرپرستی :کمیتهانباذگردانی

اهم وظایف

ردیف

شرح

زمان انجام

قبل از شمارش

حین شمارش

پس از شمارش

۱

تهیه و تنظیم برنامه شمارش واخذ تصویب ازکمیته

*

۲

اطلاع تاریخ شروع وخاتمه انبارگردانی به واحد های داخل وخارج سازمان ازجمله حسابرسان مستقل.

*

۳

به تصویب رساندن فرمهای مورد نیاز انبار گردانی در کمیته.

*

۴

تشکیل کلاس آموزشی بری مجریان انبار جهت توجیه آنان به منظور اجرای صحیح برنامه و نحو استفاده از فرمها.

*

۵

هماهنگی با مسول شمارش .

*

۶

تهیه وتنظیم فرمهای انبارگردانی.

*

۷

ارتباط با کمیته انبار گردانی.

*

*

*

۸

تهیه وسایل وتدارکات جهت انبارگردانی.

*

*

۹

پیگیری ونظارت بر تهیه مقدمات شمارش.

*

۱۰

بر رسی عملیات شمارش و پیگیری مغایرت های احتمالی.

*

۱۱

تهیه گزارش نتایج شمارش گزارشات لازم.

*

*

۱۲

فراهم ساختن امکانات لازم جهت نظارت حسابرسان بر انبار گردانی.

*

۱۳

تعین افراد لازم جهت شمارش موجودیها.

*

۱۴

ارتباط با مسولین انبارودر یافت آمار دقیق انبارها و قفسه هایی که بایدمورد برسی قرارگیرند.

*

افراد یا وحد های در ارتباط:

۱-سرپرست شمارش موجودی های انبار.                     ۲-کمیته انبارگردانی.                       ۳-مسولین انبار.

۴-سرپرست ثبت شمارش موجودیهای انبار.                   ۵-حسابرسان مستقل

افراد یا واحد های تحت سرپرست:

– سرپرست شمارش انبارها.                                                               –سرپرست شمارش انبارها.

ب-تعیین فردی به عنوان سرپرست ثبت شمارش:

سرپرست ثبت شمارشاز طرف کمیته انبارگردانی انتخاب شده وتحت هماهنگ کننده انجام وظیفه مینماید.جدول زیربیانگرخصوصیات ،مشخصات ووظلیف سرپرست ثبت شمارش موجودیها میباشد.

مشخصات و ویژگی هاو وظایف مسول ثبت شمارش موجودیها.

عنوان :سرپرست ثبت شمارش                                                                    انتخاب ککنده:کمیته انبارگردانی

وظیفه کلی:                                                                                           تحت سرپرستی:هماهنگ کننده

اهم وظایف

ردیف

شرح

زمان انجام

قبل از شمارش

حین شمارش

پس از شمارش

۱

کنترل برهای شمارش موجودیها.

۲

تهیه صورت شمارش موجودیها.

*

۳

سایر وظایف محوطه ازجانب هماهنگ کننده.

       *

*

*

*

افراد یا واحد های در ارتباط:

۱-هماهنگ کننده.                                                                              ۲-مسول کنترل موجودیها.

۳-مسول تهیه صورت خلاصه موجودیها.

افراد یا واحدهای تحت سرپرستی:

۱-مسول کنترل موجودیها.

۲-مسول تهیه صورت خلاصه موجودیها.

ج-تعیین گروه کنترل:

این گروه متشکل از یک مقام مسول با همکاری چند تن از پرسنل سازمان متبوعه زیر نظر سرپرست ثبت سفارش انجام وظیفه مینماید.وظیفه اصلی این گروه،کنترل اقلام شمارش شده بر اساس روش نمونه گیری تصادفی واطمینان از صحت کمیت وکیفیت عملیات شمارش موجودی میباشد.

افراد این گروه ،اقلام کنترل شده را دربرگه های شمارش مربوطه مشخص و کنارهریک ،از آنها را پاراف وتایید مینمایند.

د-تعیین سرپرستان شمارش انبار:

معمولا بدلیل محدودیت زمانی یا گستردگی انبارها،چند تیم شمارشگربصورت همزمان اقدام به شمارش موجودیها در یک انبار مینماید.لذا هریک از انبارهای موسسه،یک نفر به عنوان سرپرست شمارش نعیین میگردد.این افراد زیر نظر مستقیم هماهنگ کننده انجام وظیفه نموده وهمکاری لازم را با ایشان مینمایند. نقاط تماس هماهنگ کننده با تیمهای شمارش کننده ،سرپرست شمارش موجودیها میباشند.

چنانچه انبارهای موسسه بیش از حد بزرگ باشند،ممکن است چند سرپرست شمارشگر دریک انبارهمزمان مسولیت تیم های شمارشگررا به عهده داشته باشند.در این صورت وظایف وتیم های تحت سرپرستی آنها باید بدقت مشخص و تعیین شده باشد.متقابلا درصورتی که انبار های موسسه در ابعاد کوچکتری باشد،میتوان از یک سرپرست شمارش درچند انباراستفاده نمود.

خصوصیات واهم وظایفی که سرپرستان شمارش موجودی انبارهای موسسه بعهده دارند،در جدول زیر آورده است.

                                            مشخصات ویژگیها ووظایف سرپرست شمارش موجودیها.

عنوان :سرپرست شمارش موجودیها

وظیفه کلی

                                                                                              انتخاب کننده:کمیته انبارگردانی

                                                                                             تحت سرپرستی :هماهنگ کننده

                                                         اهم وظایف

ردیف

شرح

زمان انجام

قبل از شمارش

حین شمارش

پس از شمارش

۱

هماهنگ کردن عملیات شمارش گروه های تحت مسولیت.

*

۲

نظارت کلی بر انجام عملیات شمارش انباریا قسمت.

۳

کنترول ورودوخروج اظطراری اقلام حین شمارش.

۴

دریاقت برگه های شمارش از هماهنگ کننده وارئه آنها به گرو های شمارش تحت نظارت یا سرپرست انبارها درمواقعی که برگه های شمارش قبل از انبارگردانی روی اجناس نصب میشوند.

۵

جمع آوریوتحویل برگه های شمارش به هماهنگ کننده بعداز هرمرحله شمارش.

۶

پاسخگویی به مسائل ومشکلات گروهای شمارش به هماهنگ کننده بعداز مرحله شمارش.

۷

تعیین افراد لازم برای شمارش موجودیها.

افراد یا واحدهای در ارتباط:

-هماهنگ کننده                                                                      -گروه های شمارشگر

-سرپرستان انبارها

افراد یا واحد های سرپرستی:

-گروه ها ی شمارشگر.

ه-تعیین گروهای شمارش:

موجودی های انبارها در موسسات به طریق گوناگونی طبقه بندی،کد گذاری و استقرارمیابند.اما آنچه که مسلم است ،امروزه اکثر سازمانها دارای قفسه بندی  در انبار های خود میباشند.ولیکن موجودیهایی که در طبقات مختلف قفسه ها استقرار میابند ،از حجم وتنوع مختلفی برخوردار میباشند.بنابراین انجام عملیات شمارش فیزیکی کالا ها وثبت مقادیر انها در برگه های شمارش مربوطه ،از عهده  یک نفر خارج خواهد بود.

علاوه بر موضوع فوق الاشاره ،مسئله کنترل ونظارت صحیح بر شمارش موجودیها ،ایجاب میکند که شمارش از طریق بیش از یک نفر صورت پذیرد .در نتیجه گروهای شمارش موجودیها میبایست قبلا توسط هماهنگ کننده تعیین وبه تصویب کمیته انبارگردانی برساند.

بسته به پیچیدیگی وحجم عملیات شمارش وثبت موجودیها،در الگوی متفاوت جهت تعیین گروهای متفاوت شمارش وجود دارد که عبارتند از:

۱-تیم دو نفره:تیم شمارشگر مرکب از دو نفر بوده که یکی از آنها به عنوان شمارشگر،اقدام به شمارش فیزیکی موجودیها مینمایند،نفر دوم که معروف به مسول گروه است،نظارت مداوم برعملیات شمارش را اعلام نموده و پس از حصول اطمینان از صحت مقادیرشمارش شده ،آنرا در برگه شمارش موجودیها ثبت وآنراتایید مینماید.الگوی موصوف در انتخاب تیمهای شمارشگر ،متداول ترین رویه ای است که در اکثر موسسات به کار گرفته میشود.

۲-تیم سه نفره:تیم شمارشگرمتشکل از سه نفر میباشند.مشابه رویه فوق ،نفراول به عنوان شمارشگر مفادیر موجودی کالا را شمارش مینمایند.مقادیر شمارش شده هر کالا توسط ثبت کننده موجودی ها ،در برگه شمارش ثبت میشود.نفرسوم که بعنوان مسول گروه شمارش انجام وظیفه مینماید،بر فعالیت دو نفر دیگر نظارت مستقیم داشته و اطلاعات ایجاد شده توسط آنهارا تایید مینماید.این الگو در مواردی به کار میشود که شمارش اقلام موجودی پیچیده یا طولانی بوده ودر ضمن نیاز به کنترل ودقت بالایی وجود دارد.

در هر حال به دلیل ذینفع بودن پرسنل انبار ها در عملیات انبار گردانی ،کله افراد سازمان به جز کارکنان انبار ها ،امکان مشارکت و دخالت درامر شمارش موجودیها را خواهد داشت .ضمنا بدلیل ارز ش بالا ،حساسیت یا امکان ورود صدمه برخی از کالا هاحین شمارش در غیاب انبارداران که احاطه و شناخت بیشتری از کالا دارند ،پیشنهائ میگردد:عملیات شمارش این قبیل کالا ها توسط تیم های شمارشگری از بین کارکنان فنی و کارشناسان میگرددانتخاب گردیده اند،صورت پذیرد.

به مرور زمان ،کلیه کارکنان غیر ستادی انبارها ازجمله انبارداران وکمک های آنها درمورد اموراتی همچون استفاده ازوسائط حمل و نقل در انبارها بدون دخالت در امر شمارش موجودیها ،تیم های شمارشگر را در اموری مانند نقل و انتقال یا پیدا کردن مکان دقیق موجودیها ،یاری نماید.

مشخصات ،ویژگی واهم وظایف مسول وشمارشگر تیم های شمارش موجودی ها در جدول  زیر آورده است.

مشخصات و ویژگیها و وظایف گروهای شمارشگرموجودیها.

عنوان:مسول گروه شمارش                                                                            انتخاب کننده:کمیته انبار گردانی

وظیفه کلی:شمارشوثبت مقادیرموجودی های انبار                                                   تحت سرپرستی:سرپرست شمارش

اهم وظایف

ردیف

شرح

زمان انجام

قبل از شمارش

حین شمارش

پس از شمارش

۱

شمارش موجودیها وثبت در برگه های شمارش.

*

۲

شرکت در کلاسهای توجیهی و آشنایی با نحو شمارش موجودیها.

*

۳

گزارش مواردمبهم ومشکوک به سرپرست شمارش .

     *

۴

دریافت برگه ها ی شمارش موجودیها از سرپرست شمارش در صورتی که قبلا روی کالاها نصب نشده باشند.

*

۵

تحویل برگه های استفاده مربوط به کالاهای شمارش شده

یا ابطالی به سرپرست شمارش.

*

افراد یا واحدهای در ارتباط:

۱-سرپرست شماره انبارها

افراد یا واحدها سر پرستی:

هدایت عملیات انبار گردانی:در مدت زمان انجام عملیات شمارش موجودیها ،گاهی مسائل و مشکلاتی پدید می آید که نیاز به تصمیم گیری به موقع و صحیح دارد. در این گونه موارد باید شخص یا اشخاصی در قابل یک تشکل یا کمیته وجود داشته باشند تا در مواقع لزوم به عنوان تصمیم گیرنده وارد عمل شوند.

این عمل موجب هدایت عملیات انبارگردانی  شده و مانع از ایجاد وقفه یا تاخیر در فرآیند شمارش موجودی ها میگردد.این امر خطیر را کمیته انبارگردانی به عهده داشته و موظف به پیگیری موضوعات و رفع نواقص احتمالی میباشد. کلیه موارد خاصی که در عملیات انبارگردانی پیش می آیند از طریق هماهنگ کننده که در طول انبارگردانی با کمیته در ارتباط میباشد،به کمیته گزارش داده میشود.

تصویب نتایج عملیات شمارش:

این عمل یکی از اقدامات بعداز عملیات انبار گردانی محسوب میگردد.هماهنگ کننده پس از پی گیری مغایرتها و تعیین مغایرتهای نهایی وواقعی،مراتب رابه کمیته انبار گردانی گزارش مینمایند.پس از حصول نتایج نهایی و واقعی ،مراتب را به کمیته انبارگردانی گزارش مینمایند.پس از حصول نتایج نهایی ومشخص شدن علل مغایرت ،کمیته اقدام به تصویب نتایج عملیات شمارش موجودیها مینماید.چنانچه مغایرت حاصله منطقی بوده و ناشی از اشتباه در ثبت یا عدم کنترل ورود وخروج یا موارد مشابه باشد،کسری و اضافات انبار در حدمعقول به عنوان هزینه یا درامد ها منظور میشود.

در مواردی نیز مغایرتها ناشی از سوء استفاده و سوء نیت بوده که میبایست از طریق مراجع و مسیرهای قانونی پیگیری شود.در این گونه مواقع ،نتیجه انبار گردانی مورد تصویب قرار نگرفته و فقط ختم انبارگردانی به صورت کتبی اعلام میگردد.

تشریح عناصر مدیریت انبار گردانی :

مدیریت عبارت است از برنامه ریزی ،سازماندهی ،هماهنگی و تقسیم کار، کنترل و هدایت.هریک از عناصر مدیریت در انبار گردانی از طریق شخص یا گروهی توسط روشهای اجرایی خاصی به انجام رسیده و منتج به مستندانی میشود که در جدول زیر درج شده است.

مجریان ،روش اجرایی و مستندان عناصر مدیریت انبارگردانی.

عناصر مدیریت

مجری

روش اجرایی

مستندان

برنامه ریزی

کمیته انبارگردانی

 تنظیم برنامه اجرایی مطابق اهداف مشخص شده انبارگردانی و خط مشی و موازینی برای هدایت مسولان اجرای عملیات شمارش موجودی ها .

برنامه انبار گردانی

سازماندهی

کمیته انبارگردانی

  محول کردن وظایفمتعدد به افرادمختلف ومساعی آنان به منظو تامین هدف مشترک انبار گردانی.

نمودار سازمان کمیته سفارش موجودیها

هماهنگی

هماهنگ کننده

ایجاد موازنه و تطبیق بین وظایف متعددی که واحدهای مختلف سازمان به منظورتامین هدف انبارگردانی ،انجام میدهند.

__

رهبری

کمیته انبارگردانی

ایجاد انگیزه های موثردر کارمندان  بمنظورهمکاری درجهت مقاصد انبارگردانی.

هدایت عملیات شمارش موجودی ها

کنترل

گروه کنترل

برقراری کردن سیستم نظارت یا کنترل روی عملیات انبارگردانی از طریق مطابقت نتایج عملیات شمارش موجودی ها باهدفهای اولیه وبرنامه ریزی شده.

تایید پاراف برگه های شمارش موجودی کالاهای کنترل شده

دلایل حظورحسابرس در انبارگردانی:

۱-موجودیها ی کالاها یکی از اقلام مهم دارایی های ترازنامه شرکتها میباشد.

۲-موجودی کالاها بیش از هرنوع دارایی دیگر در معرض تغیر،حیف و میل و اشتباه در شمارش میباشند.

۳-بررسی و اثبات کمیت و کیفیت انرا مشکل تراز برسی واثبات سایر داراییها بود.معمولا مشاهده عینی آنها مطمئن ترین طریق رسیدگی میباشد.بدون شمارش موجودیها ،مدیریت قادر به حصول اطمینان درخصوص صحت ارقام صورتهای مالی نیست.

۴-تمام موسسات حرفه ای حسابرسی رادر انبارگردانی واحدمورد رسیدگی لازم را دانسته اند .تعیین کیفیت و کمیت وارزش م.ج.دیها از وظایف شرکت بود.ووحسابرسان دران مسولیت ودخالت نداشته وفقط به دقت نظارت میکند.در نهایت نتایج را با معایرهای قابل قبول حسابرسی مقایسه ودر خصوص روش کنترل انبارو صحت ارقام موجودی ها اظهار نظرمیکند.

۵-حسابرس باید از حضور فیزیکی در انبارگردانی ،برنامه و دستورالعمل انبارگردانی ،برنامه و دستورالعمل انبارگردانی و اسناد ضمایم آنرا مطالعه با حضور ذهن کافی در انبار گردانی حاضر شود.

۶-حسابرس باید از نحوه درخواست کالا ،خرید کالا ،امکانات انبارو تجهیزات داخل انبارو اداره امور انبارها وعملیات درانبار هاوعملیات در انباراطلاع حاصل نمایند.این عمل حسابرس را قادر میسازد روش  های موجوددر حسابداری و انبارردای را با اطمینان وقاطعیت بیشتری موردبررسی نهایی قرار میدهد.

۷-حسابرسان بایدمقدمات لازم به منظور حصول اطمینان از شمارش کلیه موجودی های شرکت را فراهم سازد.بنابراین چندین روز قبل از شروع انبارگردانی میبایست از محوطه شرکت وانبارهای آن بازدیدنمود.وخودرا برای حضور فعالانه وآگاهانه در انبارگردانی اماده نماید.

 

منبع:کتاب انبار گردانی اثرمهندس سهراب عبدالله زاده مقدم

کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی-کمیته انبار گردانی

 

دیدگاه خود را بنویسید