نکات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری

خیلی این سوال مطرح میشود که کدام نرم افزار خوب است ؟کدام برند خوب است ؟ اسم این برند را میگویند معروف و گران است .این برند را میگویند شرکت های زیادی استفاده میکنند .به طور کلی ما باید دو بخش را برای انتخاب نرم افزار مد نظر داشته باشیم:
یک بخش فنی است. یعنی بحث برنامه نویسی آن است . با چه برنامه نویسی انجام شده است ؟
یک بحث هم این است که از نظر حسابداری کدام یک حرفه ای تر است؟
در بخش فنی ما حسابداران اشرافی نداریم و اظهار نظر نمیکنیم اما در رابطه با حسابداری نرم افزاری خوب است که کار من مدیر را راه بیندازد.یعنی اینکه با فرض اینکه از نظر فنی اوکی است یعنی اشکال نداشته باشد،باگ نداشته باشد، هنگ نکند و حساب ها را به هم نریزد.
بحث دوم اینکه کار ما را چه چیزی راه می اندازد؟کار شمای کارفرما را سیاست شما راه می اندازد.فرض کنید بنده در قسمت بازرگانی قطعات الکترونیکی هستم و دوست بنده هم دقیقا همین کار را انجام میدهد . اما نرم افزار مطلوب من، مطلوب ایشان نیست چرا؟ چون ایشان سیاست های دیگری را دنبال میکند . چه ربطی دارد؟ ربط آن اینطور است که هدف ما از حسابداری گزارش است . ما باید گزارشی دهیم که مدیر من با دیدن آن گزارش آینده را پیش بینی کند و برنامه ریزی کند . این چه موضوعی را شامل میشود؟سیاست مدیر برای کارش چیست؟ مثلا یک مدیر میگوید همین که گزارش خرید و فروش را روی نمودار داشته باشم کافی است . فردی میگوید نه تنها این موارد را میخواهم بلکه در بازه های زمانی مختلف بیشترین و کمترین فروش را هم میخواهم نشان دهید .‌یک فرد دیگر میگوید این موارد برای من مهم نیست و برای من مهم است که مشتریان را در نرم افزار طبقه بندی کند و بدانیم در کجا بیشترین فروش را دارم‌.بنابراین این سیاست های کاری است که میگوید چه نرم افزاری به درد من میخورد یا نمیخورد .
در غیر این صورت همه ی نرم افزارها سند و فاکتور میزنند و جزء بدیهیات است اما اینکه چه نرم افزاری چه نوع گزارشاتی میدهد برای من مهم است .یک نرم افزاری هست که مثلا گزارش را به صورت کلی میدهد و به من اجازه میدهد که هر حسابی را مثلا حساب دریافتنی را با کلیک کردن روی آن نشان دهد تا هر کدام از چه سندی امده است. دوباره روی هر سندی کلیک کرده و طبقه طبقه به عقب میرود . یک نرم افزار هست که به من یک ترازنامه میدهد اعداد آن کلی است و من میخواهم ترازنامه در سطح معین و تفضیلی هم بدهد و این مورد را بعضی نرم افزار ها میدهد یا نمیدهد ‌ .
پس گزارشات یک نرم افزار هست که میگوید کدام خوب است یا بد و همچنین از آن مهم تر ان کارفرما است که میگوید کدام گزینه ها برای من کاربردی است .یک نرم افزار را شخصی میخرد ۸۰ هزارتومان و با همان برنامه ریزی میکند و اوکی است . فردی هم مثلا ۸ میلیون و یا ۸۰ میلیون تومان نرم افزار میخرد و میگوید نه این موردی که میخواهم نیست .

به فرض مثال دو برادر دو رستوران دارند .یک برادر حسابداری را آگاهی دارد و دیگری ندارد .فردی که آگاهی ندارد از حسابداری میگوید در این حد که من بدانم چند مورد فروختم و چه چیزهایی خریدم برای من کافی است .دیگری میگوید نه . من آن خرید و فروش که جزء بدیهیات است و باید بدانم، من علاوه بر آن میخواهم قیمت تمام شده غذای من چقدر بوده است . میخواهم قیمتی که روی غذا میگذارم قیمت واقعی باشد .پس من یک نرم افزاری میخواهم که قیمت تمام شده داشته باشد . یعنی موادی که می آید را بتوانم درون آن بگذارم . این قابلیت را داشته باشد که بگوید این مواد برای این غذا لازم است و در نهایت یک کلید بزنم و بگوید قیمت غذا انقدر شده است . میخواهم سود واقعی داشته باشم. عمده این مشکلات برای این است که قیمت تمام شده ندارد.یه این صورت است که مثلا ۶ ماه میگذرد و در انتها مدیر میبیند چیزی برای او نمانده است چون قیمت تمام شده و حساب کتاب ندارند .
حالا یک مدیر اگر آگاه تر باشد میگوید من وقت ندارم کسی را بگذارم که بگوید انقدر جنس مصرف شد ، سه نفر را فقط باید بگذارم برای انبار تا این کار را بکنند ‌.من می آیم نرم افزار را با اتوماسیون اداری تلفیق میکنم‌. یعنی یک سنسور میگذارم به محض اینکه مواد بیرون رفت سنسور به کیلو یا وزن ،سنسور وزن این را به دایره مالی یا حسابداری دهد . پس اینکه چه نرم افزاری خوب است برای چه شخصی منظور است و چه آدمی میخواهد چه استفاده ای بکند .
یا بحث لبنیات به طور مثال .در بحث لبنیات یک مدیری که یک کارگاه کوچک لبنیات دارد را در نظر بگیرید .میگوید من شیر خام میخرم ‌ .شیر و خامه و ماست فروش دارم و این فرآورده ها را از آن میگیرم.شیر چقدر درآمد ؟ انقدر بکشید روی جنس ها .این خطرناک میشود . مثلا لبنیاتی که قیمتش حساس باشد
اما مدیر اگاه میگوید کارگری که مثلا ۳ ساعت روی خط مثلا ماست کار میکند روی خامه انقدر کار نمیکند پس قیمت آن ها نمیتواند به طور مساوی تقسیم کنم .این منطقی نیست .مدیر آگاه می آید و یک جی پی اس روی بازوی کارگر نصب میکند.با اتوماسیون تلفیق میکند
این کار در این خط می ایستد و ساعت کار را میفرستد برای مالی و اگر روی خط دیگری بایستد ساعت را میفرستد برای مالی . ساعت استراحت هم مشخص است . خب نرم افزاری که این کار را انجام میدهد با ۱۰ میلیون و ۲۰ میلیون نمیشود .ممکن است ۱۰۰ میلیون قیمت داشته باشد.مدیر اگاه میداند اگر پولی الان دهد سالیان سال استفاده اش را میبرد .
بنابراین ما نمیتوانیم بگوییم این برند خوب یا بد است. شاید از لحاظ فنی بتوانیم بگوییم این با فلان برنامه است و این با یک برنامه دیگر .از لحاظ فنی شاید بشود این تصمیم را گرفت. از لحاظ حسابداری کدام نرم افزار بهتر است فقط کارفرما آگاهی دانش و سیاستش مشخص می‌کند که چه نرم افزاری به درد کارش میخورد. متاسفانه در کشور ما به این صورت است که مدیر آن آگاهی حسابداری را ندارد نگاه می کند هم صنف خودش و همکار خودش چه نرم افزاری استفاده می کند و فکر می کند آیا این به درد او می خورد یا خیر؟ فلانی فلان نرم افزار را خریده است پس ما هم آن را می خریم ولی اگر حسابداری را به صورت حرفه‌ای دنبال کنیم و به دنبال گزارشات باشیم که قرار است در حرفه حسابداری به عنوان یک پلن کاری باشد که به ما پیش‌بینی‌های لازم را بدهد آن وقت دیگر نرم افزار برای ما متفاوت خواهد بود. یک سری از مدیر ها هستند که درجه آگاهی بالایی دارد و می آیند نرم افزارهای مختلف را دمو می کنند. یعنی از شرکت‌های مختلف دعوت می‌کنند و می‌گویند نرم‌افزار را ببینیم که چه قابلیت هایی دارد. نرم افزار های مختلف را نگاه میکنند با کارایی های مختلف و ممکن است بگویند این چیزی که من می خواهم نیست و یک نرم افزار باید برای من بنویسند و کارشناسان مربوطه را دعوت می‌کند و می‌گویند این موارد را می خواهم بر اساس خواسته من این نرم افزار را بنویسید.

اما روش انتخاب نرم افزار به صورت عمومی که فرض بگیریم هیچ سواد تخصصی طرف ندارد و دانشی ندارد و فقط می خواهد چیزی داشته باشد که اذیتش نکند یک شاخص عمومی است این است که بپرسیم چه اشخاصی از این نرم افزار استفاده می‌کنند ؟ شرکت های معتبر و صاحب برند و مطمئن از خلاقیت و ابتکار شان به راحتی لیست می دهند از کاربرانشان. مثلاً رافع به راحتی لیست می دهد و به طور مثال ۲۲۰۰ نفر استفاده کننده را اعلام می کند و شما می توانید به آن شرکت زنگ بزنید و با دایره مالی آنها صحبت کنید و بپرسید شما از این نرم افزار استفاده میکنید آیا راضی هستید این یک روش بسیار ساده ولی در عین حال برای افرادی که سواد این کار را ندارند روش مطمئنی است وقتی یک شرکت شبیه شرکت شما سالیان سال از یک نرم افزار استفاده می‌کند و به مشکل نخورده است صرف نظر از اینکه چه سیاست هایی دارند از نظر فنی آنها را اذیت نکرده است این می تواند شاخص بسیار خوبی باشد که ما با پیدا کردن استفاده کنندگان آن نرم‌افزار و ارتباط با واحد مالی آنها و یک استعلام، متوجه شویم که نرم افزار اذیت می کند یا نه و در کار ما می شود به راحتی از آن استفاده کرد یا نه.