افراد حسابداری که زیر نظر حسابدار شرکت فعالیت میکنند چه کسانی هستند؟

افراد حسابداری که زیر نظر حسابدار شرکت فعالیت میکنند این افراد هستند: یک صندوقدار دو تنخواه گردان سه انباردار. یعنی چه که زیر نظر حسابدار هستند؟ یعنی چون حسابدار قرار است گزارشات را ارائه کند، حسابدار خط مشی و راهکار می‌دهد به آنها، تعیین تکلیف می‌کند و می‌گوید که چطور این اطلاعات را به من بدهید. سوال پیش می آید که ما شرکت مان کوچک است و گفتند تنخواه هم جزء وظایف حسابدار باشد .ما می‌گوییم این مورد اشتباه است چون حسابدار قبل از اینکه سند حسابداری را بزند عملیات سندرسی را انجام می دهد. یعنی کنترل می کند که چه هزینه هایی انجام شده است چه مواردی بوده است. با فرض اینکه حسابدار امین هم هست کار، کار اشتباهی است. به هر حال ممکن است کم بیاورد و یکبار یا دوبار از جیب خود می گذارد و در نهایت مجبور می‌شود کار را کنار بگذارد. ضمن اینکه شما وقت این کار را ندارید و  بایستی یک نفر تحت عنوان تنخواه گردان باشد تا شما بتوانید کنترل کنید با فرض اینکه یک شرکت آنقدر کوچک است که اصلاً پرسنلی به آن صورت ندارد. یک منشی یک حسابدار و یک مدیر است و یک مدیر فروش. چطور باید یک تنخواه گردان استخدام کند؟ در این حالت منشی می تواند تنخواه گردان باشد، یک منشی می تواند صندوقدار باشد، اما حسابدار به هیچ عنوان. شما باید به عنوان حسابدار این موارد را تعیین کنید.در شرکتهای کوچک هم حتی نباید حسابدار کار و وظیفه تنخواه گردان را انجام دهد. چرا ؟چون اگر قرار است حسابدار کار کنترل را انجام دهد و حسابداری دقیقی داشته باشد تمام فکر حسابدار باید متمرکز روی انجام امور حسابداری باشد. اصلاً وجه نقد به حسابداری هیچ ارتباطی ندارد .تنخواه هم مانند صندوق باید کنترل شود. مثلاً در شرکتی کار انجام می شود و سپس مدیر می گوید ایمیل میکنیم شما ان را ثبت کنید. این ناآگاهی مدیر است و من حسابدار باید مدیر را توجیه کنم که آقای مدیر و خانم مدیر من اگر دارم این روند حسابداری را پیاده می کنم برای شما و به نفع شما است.

حسابدار باید همه ی این موارد را کنترل کند و اگر حسابدار خودش تنخواه گردان باشد نمی تواند این موارد را کنترل کند .فرض کنیم که فردی امین و خیلی خوب هم در این موقعیت است اما حساب کار به هم میریزد. یک سری تخلفات هم در کار تنخواه گردانی وجود دارد. مثلاً فردی می گوید من به مبلغ فلان خریدی انجام دادم و فاکتورهای آن را تک تک تحویل می دهد اما اگر این کار صورت بگیرد حسابداری به هم میخورد. تک تک ما نمی توانیم سند بزنیم و کنترل هم نمی‌توانیم کنیم. حتی باید انقدر حسابدار آگاه باشد که جلوی باز بودن این قضیه را بگیرد.

زمانی هست که حسابدار شک می کند به تنخواه گردان و احساس می‌کند که می‌خواهد فاکتورهای سوری بیاورد و یا فاکتورهای با رقم بالا می آورد . برای او چهارچوب می گذارد و می گوید شما باید شنبه تا پنجشنبه فاکتورها را به من تحویل دهید . تنخواه میگوید تمام نشده است که شما باید تاکید کنید که با تمام شدن آن کاری نداشته باشد و من باید پنجشنبه سند ها را بزنم .حسابدار باید به تنخواه بگوید و او را عادت دهد. در ابتدا مقاومت ها زیاد است اما اگر یک حسابدار قاطع باشد و وظیفه خود را بشناسد و مدیران را آگاه کند ، آنها هم استقبال می‌کنند.

در ابتدا ممکن است فکر کنند کسی آمده است که عرض اندام کند و مزاحم کار دیگران شود. وقتی من پیشرفت کردم و کار من را دیدند و دقت من را متوجه شدند اینکه چقدر مراقب اموال شرکت هستم قطعاً با من همکاری خواهند کرد .حسابدار باید مراقب اموال و دارایی‌های شرکت باشد. به من چه ربطی دارد ؟ به من ربط دارد. چون من دارم این موارد را ثبت و ضبط می کنم مدیر که خبر ندارد و فکر می‌کند یک نفر میرزا بنویس است و جلوی او حساب ها را می گذارند که بنویسد و به خاطر این است که حسابدار ارزش خود را از دست داده است.

فرم تنخواه به این صورت است که پشت آن مدارک است .من حسابدار اگر فقط این ها را نگاه کنم و جمع ورودی را چک کنم این بزرگترین اشتباه حسابدار است که بسیاری از افراد را انجام می دهد .ما باید در آن ها دقیق و ریز شویم و این که بگوییم به من چه ربطی دارد؟ مگر من باید اینها را دقیق کنترل کنم و….این ها اشتباه است و اگر کسی اینگونه باشد کار غیرحرفه‌ای انجام می دهد و من موظف هستم به عنوان یک حسابدار در قبال این کار. برای مثال احساس می کنیم این فاکتور جعلی است.خیلی از افراد به فروشنده می‌گویند به من تخفیف بده ولی در فاکتور این مورد را اعمال نکن و این شرط را برای فروشنده می گذارند و میگویند اگر این کار را انجام دهید یا اگر با این قیمت فاکتور بدهید از شما خریداری میکنیم. فروشنده هم برای او تفاوت ندارد حسابدار فاکتور را نگاه می‌کند و احساس می‌کند این فاکتور واقعی نیست به نظر خودش. خیلی راحت می توان به فروشنده به عنوان خریدار زنگ زد و از او پرسید که این کالا را چقدر می فروشد ؟اگر بخواهیم از شما خرید کنیم چقدر می دهید؟ و در نهایت مشخص می‌شود که تنخواه گردان چه کاری انجام میدهد. مثلاً تنخواه گردان می‌گوید این مکان فاکتور نمی دهد. خیلی راحت می‌تواند جای دیگری خریداری کرد.میگوید به عنوان مثال اینجا ارزان تر کالا را میدهد. خب در این حالت حسابدار به تنخواه گردان باید بگوید که مهر از او بگیرید. تخلفات در اینجا مشخص میشود و حسابداری در اینجا وارد می شود و مدیر اگاه اینجا می گوید این حسابدار چقدر مراقب است. اگر حسابداری را اصولی انجام دادید و کار را ملموس کردید .

من به عنوان حسابدار کارم ثبت سند است ولی به عنوان حسابدار می خواهم به شرکت کمک کنم. آیا میتوانم ؟بله می توانید. ضمن اینکه از این تخلفات می‌توانید جلوگیری کنید پیشنهاد بدهید. مثلا متوجه می‌شوید که هزینه پیک شرکت شما زیاد است .یک گزارش از سیستم می گیرید و می بینید در طی شش ماه ۲۰ میلیون هزینه پیک پرداخت کرده‌اند. در این حالت برای مدیر مینویسید جناب و یا سرکار خانم مدیر اگر ما یک موتور سوار استخدام کنیم یا همین آبدارچی که داریم یک موتور برای او بگیریم یا بگوییم موتورش را بیاورد و حقوقش را افزایش دهید در این حالت میتواند کار های داخلی شرکت را انجام دهد و هم کارهای خارج از شرکت را و ما شش ماه ۲۰ میلیون دریافتی در سال میشود ۴۰ میلیون. تازه بدون تورم با فرض اینکه همه چیز ثابت است و تغییر نمی کند. در اینجا مدیر متوجه میشود که حسابدار کار خود را ماهرانه انجام میدهد.صندوق و تنخواه باید زیر نظر حسابدار باشد انبار باید در اختیار حسابدار باشد یعنی چه؟ انبار دار به این صورت نیست که هر زمان که در انبار را باز کردیم بگویید بار خالی کن و بار ببر. حسابداری به هم میریزد اما این موارد باید با ذکاوت و زیرکی توسط حسابداری انجام شود که مدیر فکر نکند شما میخواهید جلوی فروش را بگیرید. این موارد زمان‌بر است و باید به مرور اتفاق بیفتد برای چه این کار را بکنیم؟ برای اینکه ما داریم گزارش میکنیم.چون قرار است ما به عنوان حسابدار گزارشات را ارائه کنیم پس باید ورودی های ما درست باشد برای اینکه ورودی ها دقیق باشد باید اقتدار داشته باشیم و این سه گزینه حتما زیر نظر حسابدار انجام شود و من بگویم که آنها چه کاری را انجام دهد.حسابداری را یک حسابدار ملموس می کند و یک حسابدار یه خود و کار خود بها می دهد.