راه اندازی نرم افزار حسابداری

//راه اندازی نرم افزار حسابداری

راه اندازی نرم افزار حسابداری

راه اندازی نرم افزار حسابداری

راه اندازی نرم افزار حسابداری

امروزه نرم افزارهای حسابداری، یکی از ابزارهای مهم در حسابداری بشمار می رود .بنابر

این یکی از کارهایی که حسابدار می بایست انجام دهد ،در شروع کار می بایستی نسبت

به راه اندازی نرم افزار حسابداری آشنایی کامل داشته باشد. در حال حاضر برندهای بسیار

زیادی در زمینه حسابداری و امورمالی در بازار موجود بوده و به این تعداد هم برندهای

دیگر اضافه می شود.بنابراین نوع و نام برند خاصی در این مقاله در نظر نیست و صرفاً

برای اطلاع کاربران گرامی نسبت به راه اندازی نرم افزار مالی ،تمام آن چیزی که در

رابطه با نرم افزار و راه اندازی آن می بایستی کاربر بداند را به صورت زیر تشریح می نماییم.

مواردی که در زیر عنوان می شود برای راه اندازی نرم افزار حسابداری با هر برندی لازم

و ضروری می باشد.

راه اندازی نرم افزار حسابداری

۱-ورود اطلاعات پایه

همه نرم افزارهای مالی و حسابداری، نیاز به اطلاعات پایه دارند.اطلاعات پایه نظیر،

معرفی اشخاص (خریداران و فروشندگان) ،معرفی حسابهای بانکی، معرفی صندوق

ها ( اگر تعدادی صندوق در شرکت باشد به عنوان مثال صندوق شماره

۱ ، صندوق شماره ۲ و…)

معرفی و طبقه بندی کالاها که کالاهای شرکت که برای خرید و فروش لازم است در

سیستم طبقه بندی و معرفی می شوند.

معرفی انبار، چنانچه نرم افزار مورد نظر قابلیت تعریف چند انبار را داشته باشد ،

انبارهای مورد نظر تعریف می شوند.( مانند ۱- انبار کالای ساخته شده ، ۲-انبار کالای

نیمه ساخته ، ۳-انبار ضایعات و…)

اگر نرم افزار حسابداری قابلیت تعریف پرسنل را نیز داشته باشد ، اطلاعات مربوط به

پرسنل در آن معرفی می شود.

۲-ثبت سند

یکی از قابلیت های نرم افزار صدور سند به صورت دستی یا اتوماتیک می باشد به این معنی که سیستم ها طوری طراحی شده اند که می توان از برندهایی استفاده کرد که ثبت سند حسابداری را بصورت دستی و اتوماتیک انجام دهد.

منظور از صدور سند دستی ، یعنی کاربر بتواند بصورت دستی حساب را بدهکار یا بستانکار نماید و منظوراز صدور سند بصورت اتوماتیک یعنی با نشان دادن رویداد، خود نرم افزار بصورت اتوماتیک سند حسابداری استاندارد صادر نماید.

۳-صدور فاکتور

اکثر قریب به اتفاق نرم افزارها قابلیت صدورفاکتور را دارند .منظور از فاکتور ، فاکتور فروش ، فاکتور خرید ، فاکتور برگشت از فروش و فاکتور برگشت از خرید می باشد.بنابراین برای صدور فاکتور ، کاربر می تواند هر گونه فاکتوری را در سیستم صادر و در عین حال همزمان نحوه تسویه آنرا نیز لحاظ نماید.

۴- اصلاحات

یکی از موارد لازم و ضروری در هر نرم افزار حسابداری اصلاحات می باشد. اصلاحات به معنی تغییر سند یا فاکتور، حذف سند یا فاکتور می باشد.به این معنی که اگر کاربر اشتباهاً نسبت به فاکتوری اقدام نمود ، این امکان وجود داشته باشد که در هر زمان ممکن، بر روی فاکتور اصلاحات لازم را انجام دهد .از قابلیت های خوب نرم افزار این است که با تغییر سند یا فاکتور،همزمان دفتر روزنامه ، دفاتر کل ، ترازهای موردنظر نیز تغییر می یابد.و کاربر با اصلاحات نیازی به اصلاح دفاتر ندارد .

۵-گزارشات

هدف از حسابداری ، ارائه گزارشات می باشد.بنابراین نرم افزارها گزارشات اصلی و مورد نیاز حسابدار را در اکثر برندها دارند.

گزارشاتی مانند گزارش طرف حسابها ، که میزان بدهی یا طلب طرف حساب ها را به نمایش می گذارند .

گزارشات مربوط به موجودی نقد و بانک ،که حساب نقد و بانک و حساب بانکها به تفکیک و همچنین صندوق را گزارش می دهد.

گزارش دفاتر،که از این طریق ما می توانیم گزارش دفتر روزنامه و دفتر کل ، دفتر معین و دفترتفصیلی را برای هر حساب داشته باشیم . همچنین گزارشات تراز آزمایشی به صورت ۴ ستونی، ۶ ستونی و ۸ ستونی ، گزارش ترازنامه ، گزارش سود وزیان و در ادامه گزارشات انبار که در گزارشات انبار هم موجودی های انبار را می توانیم به تفکیک ملاحظه نموده و همینکه با اطلاع از موجودی انبار می توانیم کاردکس کالا را نیز درآنجا مشاهده نماییم.

گزارشات چکها، که کاربر در طول دوره در سیستم وارد نموده ، گزارش چک های دریافتی ، پرداختی ، معوقه ، و امثال آن را نیز در قسمت چک ها می تواند ملاحظه نماید.

گزارش اموال ،اگر که سیستم قابلیت تعریف اموال و ماژول اموال را داشته باشد می تواند کاربر پس از اینکه دارائی های ثابت خود را تعریف نمود از این طریق گزارش آن را نیز ملاحظه نماید.

و گزارشات دیگری که هر سیستم می تواند به صورت متنوع داشته باشد و حتی بعضی نرم افزارها این قابلیت را داشته که گزارش سازی نماید .یعنی به ترتیبی که خود کاربر نیاز دارد بتواند گزارش طراحی و استفاده نماید.

به طور کلی همه نرم افزارها این ۵ آیتم را دارا می باشند.

۱-ورود اطلاعات پایه

۲-ثبت سند حسابداری

۳-ثبت انواع فاکتورها

۴-اصلاحات

۵-گزارشات

که اگر حسابداری در هر نرم افزاری نسبت به این ۵ گزینه مسلط باشد می تواند به راحتی با نرم افزار مورد نظر کار کند.