تحریر دفاتر قانونی

حسابداران برتر » آموزشگاه حسابداری » تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی

نحوه تحریر دفاتر قانونی (ایین نامه):
همه شرکتها بلا استثنا هر ساله دفاتر کل و روزنامه را با شرایط زیر از طرف اداره ثبت

شرکتها دریافت می نمایند:
۱-ابعاد دفاتر کل و روزنامه در کل کشور , در ابعاد یکسان می باشد.
۲-دفاتر کل و روزنامه از طرف اداره ثبت شرکتها پلمپ می شود. (تمام صفحات دو سوراخ دارد که سیم یا نخی ازبین سوراخها عبور کرده وپلمپ سربی یاپلاستیکی می شود)
۳-دفاتر کل و روزنامه شماره ثبت و تاریخ ثبت در اولین صفحه سفید و اخرین صفحه سفید به خود میگیرد که قبلا این شماره و تاریخ با مهر اداره ثبت شرکتها به صورت دستی نوشته می شد و در حال حاضر به صورت یک برچسب بزرگ بارکد دار و به صورت چاپی انجام می شود ضمنا شماره و تاریخ دفتر کل و روزنامه یکی می باشد.
۴-دفاتر کل و روزنامه به صورت یک جلد از هر کدام برای هر سال مالی ( ازابتدای فروردین تا پایان اسفند)صادر می شود مگر اینکه شرکت در خواست مجددی داشته باشد .
۵-در حال حاضر سفارش این دفاتر از طریق مراجعه به شعب پستی و ارائه مدارک لازم انجام شده که اداره پست پس از دریافت این دفاتر ان را به شرکت تحویل می دهد.
۶-در مورد تعداد صفحات دفاتر همزمان با سفارش می توان مشخص نمود :۵۰برگی,۱۰۰ برگی,۲۰۰برگی.
نکته:حتما می بایستی دفاتر هر سال قبل از شروع فعالیت مالی دریافت شود اگر شرکت ما از فروردین فعالیت مالی دارد بایستی تا پایان اسفند ماه سال گذشته دفاتر را سفارش داده باشد چنانچه تاریخ ثبت دفتر پس از تاریخ سند اول ما باشد دفاتر رد می شود.
تعریف علی الراس یا رد دفاتر:چنانچه شرایط قانونی تحریر دفاتر رعایت نشده باشد دفاتر از طرف سازمان امور مالیاتی کشور پذیرفته نیست و اصطلاحا می گویند دفاتر رد شده است و مالیات درنظر گرفته شده براساس تعرفه های این سازمان در نظر گرفته می شود که به این مالیات ,مالیات علی الراس می گویند.
موارد علی الراس دفاتر:
۱-دفاتر روزنامه از روی اولین سند نوشته می شود . همان ثبت هایی که در سند نوشته شده بدون نوشتن سر فصلهای معین درج می شود.
۲-تاریخ ثبت دفاتر بعد از تاریخ ثبت اولین سند باشد مثلا تاریخ اولین سند ۱۵/۱/۹۲و تاریخ ثبت دفاتر ۱۶/۱/۹۲باشد.
۳-خالی گذاشتن حتی یک سطر در دفاتر (همه ثبت ها پشت سر هم و بدون فاصله انجام می شود)
۴- اثار امحاء یا محو کردن مثل تیغ ,لاک,پاک کن و…
۵-جا گذاشتن صفحات
۶-اسیب دیدن یا از بین رفتن پلمپ دفاتر
۷-مخدوش شدن نوشته ها (جوهر پس دادن و…)
۸-تقدم و تاخر در ثبت ها یعنی ما نمی توانیم در تاریخ و شماره سندها عقب یا جلوتر ثبت کنیم ,سندها به ترتیب شماره و تاریخ بایستی زیر هم ثبت شوند اگر به عنوان مثال به این صورت ثبت کنیم : ابتدا :۱,۲,۳,۴,۵سپس۸,۹,۱۰وبعد از ان سندهای جا افتاده ۶,۷را ثبت کنیم تقدم و تاخر ایجاد شده و دفاتر رد می شود.
۹-عدم ثبت شماره سند یا تاریخ یا دفتر کل در روزنامه و یا اینکه عدم ثبت تاریخ و شماره دفتر روزنامه در دفتر کل.
۱۰-جدا شدن صفحه یا صفحاتی از دفتر .
۱۱-استفاده از حسابهای مخفف باعث رد دفاتر می شود مثل (ح دریافتنی , ح پرداختنی)
۱۲-بستانکار شدن مانده صندوق و بانک باعث علی الراس شدن دفتر کل می شود.
نکات:
-دفاتر کل و روزنامه هر سال می بایستی به مدت ۱۰سال نگهداری شود همراه با با اسناد حتی اگر این دفاتر نا نویس باشد چرا که ممیز دارایی می تواند و این اختیار را دارد دفاترهر یک از سالهای قبل را تا ۱۰سال گذشته مطالبه و بررسی نمایدحتی اگر این دفاتر قبلا بررسی شده و رای ممیز دیگری صادر شده باشد و ممیز فعلی می تواند رای ممیزین قبلی را رد کند.
-برای ثبت اسناد ما می توانیم اسناد هر هفته را به تاریخ روز اخر هفته ثبت نماییم مثلا اگر ۱/۵شروع سند اول باشد تا ۷/۵در یک سند ثبت می کنیم و این سند به تاریخ اخرین روز یعنی ۱۲/۵ می باشد.
-اگر شرکتی به سازمان امور مالیاتی طی یک فقره نامه اعلام نماید که از نرم افزار حسابداری برای ثبت سندها استفاده می نماید می تواند طبق قانون به جای ثبت سند روزانه در دفاتر از سند ماهانه استفاده کند یعنی در طول سال فقط دوازده فقره سند در دفاتر ثبت می کند.
-در این حالت که سازمان موافقت خود را برای استفاده از سیستم نرم افزاری اعلام می نماید شرکت مذکور می بایست هر فصل گزارشی از سیستم که نشان دهنده کلیه عملیات سه ماهه می باشد را به سازمان ارائه نماید و دراین حالت ممیز دارایی هر زمانی را بخواهد می تواند برای ممیزین به شرکت مراجعه نماید.
-برای راحتی کار می توانیم به جای شرح دادن هر ثبت از عبارت “به شرح سند” استفاده کنیم.
-برای شرح ثبت ها فقط بایستی از یک سطر استفاده نمود و نه بیشتر.
-جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار در صفحه ۱به قسمت منقول از صفحه منتقل می شود و این جمع با ستون بدهکار صفحه ۲ جمع و ستون بستانکار نیز به همین شکل,سپس این ارقام جمع شده به ترتیب گفته شده به صفحه ۳منتقل می شود و در نهایت به همین صورت تا اخرین صفحه روزنامه ادامه می یابد.
نحوه نوشتن دفتر روزنامه:
برای تحریر دفتر روزنامه ستونها به صورت زیر پر می شود:
شماره روزنامه:در این ستون شماره سند نوشته می شود و این شماره از یک یعنی سند افتتاحیه شروع و بدون تقدم و تاخر تا اخرین سند اختتامیه ادامه می یابد.
تاریخ: دراین ستون روزوماه که درسند مربوطه نوشته شده عینا درج می گردد.
شماره دفتر کل:در این ستون شماره صفحه دفتر کلی که در ان حساب مربوطه درج شده ثبت می شود.
ستون شرح:در این ستون حسابهای کل موجود در سند به همان صورت نوشته می شود.
نقل به صفحه:جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار به صفحه بعد منتقل می شود که شماره صفحه بعد در این بعد دراین قسمت نوشته می شود.
بستانکار/ریال بدهکار/ریال شرح شماره
دفترکل تاریخ
روز/ماه شماره
ردیف
۲۰,۰۰۰,۰۰۰ بانک ۱/۱ ۱
۲,۰۰۰,۰۰۰ اموال و اثاثه
۲۲,۰۰۰,۰۰۰ سرمایه
به شرح سند
۴,۰۰۰,۰۰۰ وسائط نقلیه ۱۰/۱ ۲
۳۰,۰۰۰,۰۰۰ ساختمان
۳۴,۰۰۰,۰۰۰ جاری شرکاء
به شرح سند
۶۰۰,۰۰۰ پیش پرداختها ۳۱/۱ ۳
۶۰۰,۰۰۰ اسناد پرداختنی
به شرح سند
۱,۵۰۰,۰۰۰ حساب دریافتنی ۱۵/۲ ۴
۵۰۰,۰۰۰ صندوق
۲,۰۰۰,۰۰۰ درامد
به شرح سند
۲,۵۰۰,۰۰۰ صندوق ۳۱/۳ ۵
۲,۵۰۰,۰۰۰ پیش دریافتها
به شرح سند
۸۰۰,۰۰۰ هزینه اداری ۱۱/۴ ۶
۸۰۰,۰۰۰ حسابهای پرداختنی
به شرح سند
۲,۰۰۰,۰۰۰ هزینه اداری ۲۵/۵ ۷
۲,۰۰۰,۰۰۰ صندوق
به شرح سند
۳۰۰,۰۰۰ هزینه اداری ۳۰/۶ ۸
۲۵,۰۰۰ جاری شرکاء
۳۲۵,۰۰۰ صندوق
به شرح سند
۵,۰۰۰,۰۰۰ هزینه حقوق و دستمزد ۷/۸ ۹
۵,۰۰۰,۰۰۰ حساب پرداختنی
منقول از :در این قسمت شماره صفحه قبل که رقم بدهکار و بستانکار از ان می اید نوشته می شود.
بستانکار/ریال بدهکار/ریال شرح شماره
دفترکل تاریخ
روز/ماه شماره
ردیف
پرداخت حقوق کارکنان ۷/۸ ۹
۱,۵۰۰,۰۰۰ حساب دریافتنی ۳۰/۹ ۱۰
۱,۵۰۰,۰۰۰ اموال و اثاثه
به شرح سند
۱,۵۰۰,۰۰۰ صندوق ۱۹/۱۰ ۱۱
۱,۵۰۰,۰۰۰ حساب دریافتنی
به شرح سند
۸۰۰,۰۰۰ حساب پرداختنی ۲۱/۱۱ ۱۲
۸۰۰,۰۰۰ صندوق
به شرح سند
۲۰۰,۰۰۰ اموال و اثاثه ۲۵/۱۱ ۱۳
۲۰۰,۰۰۰ صندوق
به شرح سند
۱۰۰,۰۰۰ صندوق ۳۰/۱۱ ۱۴
۱۰۰,۰۰۰ اموال و اثاثه
به شرح سند
۶,۰۰۰,۰۰۰ بانک ۲۵/۱۲ ۱۵
۶,۰۰۰,۰۰۰ درامد
به شرح سند

نحوه نوشتن دفتر کل: در واقع حاصل کار حسابداری که ارائه گزارشات است از این دفتر استخراج می شود , دفتر کل گردش هر حساب را و همچنین مانده اخر ان را به ما نشان می دهد. شرایط تحریر دفتر کل نیز از نظر ایین نامه دفاتر با دفتر روزنامه یکسان می باشد فقط در دفتر کل با توجه به نوع دفتر صفحاتی بالاجبار بین حسابها خالی می ماند.
برای نوشتن دفتر کل به صورت زیر عمل می کنیم:
۱-برای هر حساب یک یا چند صفحه اختصاص می دهیم.
۲-بهتر است ترتیب حسابها به صورت حسابهای جاری ,غیر جاری , نا مشهود , بدهی جاری , بلند مدت , سرمایه , هزینه ها و درامدها باشد.
۳-دفتر کل از روی دفتر روزنامه نوشته می شود.
۴-برای نوشتن دفتر کل حساب مورد نظر را در نظر گرفته و هرکجا این حساب بدهکار شده بود در ستون بدهکار و هر کجا بستانکار شده بود در ستون بستانکار نوشته می شود سپس مبالغ بدهکار از بستانکار کم شده , مبلغ باقی مانده نوشته می شود به عنوان مثال حساب صندوق مبلغ ۵۰۰,۰۰۰ریال بدهکار است پس ستون بدهکار را به رقم ۵۰۰,۰۰۰ثبت می کنیم و در ستون تشخیص چون مانده بدهکار است لغت (بد) به مفهوم بدهکار را می نویسیم.
ودر تاریخ ۳۱/۳در همان صفحه روزنامه مبلغ ۲,۵۰۰,۰۰۰ریال صندوق بدهکار شده از انجا که مانده ما بدهکار است با مبلغ قبل جمع می شود پس۵۰۰,۰۰۰+۲,۵۰۰,۰۰۰=۳,۰۰۰,۰۰۰مانده بدهکارمی شود.
در تاریخ ۳۰/۶در صفحه ۲ صندوق مبلغ ۳۲۵,۰۰۰ریال بدهکار شده مانده ما ۳,۰۰۰,۰۰۰ریال بدهکار است پس با این رقم جمع شده و مانده ۳,۳۲۵,۰۰۰ریال می شود در تاریخ ۱۹/۱۰صندوق در صفحه دو ,۱,۵۰۰,۰۰۰ریال بدهکار شده اخرین مانده به مبلغ ۳,۳۲۵,۰۰۰ریال بدهکار است که باین رقم جمع شده و مانده بدهکار ۴,۸۲۵,۰۰۰ریال می شود.
در ادامه در تاریخ ۲۱/۱۱در صفحه دو روزنامه صندوق به مبلغ ۸۰۰,۰۰۰ریال بستانکار شده از انجا که اخرین مانده ما بدهکار است از بستانکار کم می شود و رقم ان ۴,۰۲۵,۰۰۰ریال بدهکار است.
نکته:اخرین رقم معادل ۴,۸۲۵,۰۰۰ریال بدهکار می باشد و وقتی مبلغ ۸۰۰,۰۰۰ریال از ان کم می شود مانده ما را بستانکارنمی کند بلکه از این رقم بدهکار مبلغ ۸۰۰,۰۰۰ریال کسر شده و مانده ۴,۰۲۵,۰۰۰ریال بدهکار می ماند.
در ادامه در تاریخ ۲۵/۱۱در صفحه ۲صندوق معادل ۲۰۰,۰۰۰ریال بستانکار شده و این رقم از اخرین مانده به رقم ۴,۰۲۵,۰۰۰ریال بدهکار کسر می شود و در نهایت مانده ۳,۸۲۵,۰۰۰ریال بدهکار می ماند.
حال اگر بخواهیم گزارش صندوق دهیم هر تاریخی که لازم باشد مانده ان را اعلام می کنیم مثلا موجودی صندوق در تاریخ ۱۹/۱۰ ,۴,۸۲۵,۰۰۰ریال موجودی صندوق در تاریخ ۲۵/۱۱ ,۳,۸۲۵,۰۰۰ریال می باشد.
حسابهایی که گردش بدهکار , بستانکار ندارند نیز باید در یک صفحه نوشته شوند مانند : سرمایه.
مشخصات دفتر کل:
حساب :در این قسمت سر فصل مربوطه نوشته می شود مثلا سر فصل حساب بانک در۵ صفحه اول که به خودجا اختصاص داده در این قسمت در هر ۵ صفحه این حساب تکرار می شود.
تاریخ(روزو ماه):تاریخ جلوی حساب مربوطه در صفحه روزنامه در این قسمت درج می شود.
شماره روزنامه:منظور شماره صفحه روزنامه ای است که این حساب از ان صفحه استخراج شد.
شرح:عبارت “به شرح روزنامه” جلوی هر رقم در سطر مربوطه نوشته می شود.
تشخیص:منظور مانده حساب اگر بدهکار است با عبارت (بد) و اگر بستانکار است از عبارت (بس )استفاده می کنیم.
باقی مانده:این ستون مانده حاصل از مابه التفاوت بدهکار و بستانکار نوشته می شود , یعنی اگر اخرین مانده بدهکار است با مبلغ بدهکار فعلی جمع می شود و اگر رقم فعلی بستانکار است از ان کسر می شود همچنین اگر اخرین مانده بستانکار است با رقم بستانکار فعلی جمع می شود و اگر رقم فعلی بدهکار است از ان کسر می شود.

تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی-تحریر دفاتر قانونی

دفتر کل
حساب:صندوق
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۵۰۰,۰۰۰ بد ۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۵/۲ ۱
۳,۰۰۰,۰۰۰ بد ۲,۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۱/۳ ۱
۲,۸۰۰,۰۰۰ بد ۲۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۵/۵ ۱
۲,۴۷۵,۰۰۰ بد ۳۲۵,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۰/۶ ۲
۳,۹۷۵,۰۰۰ بد ۱,۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۹/۱۰ ۲
۳,۱۷۵,۰۰۰ بد ۸۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۱/۱۱ ۲
۲,۹۷۵,۰۰۰ بد ۲۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۵/۱۱ ۳
۳,۰۷۵,۰۰۰ بد ۱۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۰/۱۱ ۳

حساب:بانک
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۲۰,۰۰۰,۰۰۰ بد ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱/۱ ۱
۲۶,۰۰۰,۰۰۰ بد ۶,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۵/۱۲ ۳

حساب :دریافتنی
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۱,۵۰۰,۰۰۰ بد ۱,۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۵/۲ ۱
۳,۰۰۰,۰۰۰ بد ۱,۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۰/۹ ۲
۱,۵۰۰,۰۰۰ بد ۱,۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۹/۱۰ ۲

حساب:پیش پرداختها
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۶۰۰,۰۰۰ بد ۶۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۱/۱ ۱

حساب:ساختمان
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۳۰,۰۰۰,۰۰۰ بد ۳۰,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۰/۱ ۱

حساب:اموال واثاثه
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز /ماه شماره روزنامه
۲,۰۰۰,۰۰۰ بد ۲,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱/۱ ۱
۵۰۰,۰۰۰ بد ۱,۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۰/۹ ۲
۷۰۰,۰۰۰ بد ۲۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۵/۱۱ ۳
۶۰۰,۰۰۰ بد ۱۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۰/۱۱ ۳

حساب:وسائط نقلیه
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۴,۰۰۰,۰۰۰ بد ۴,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۰/۱ ۱

حساب:اسناد پرداختنی
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۶۰۰,۰۰۰ بس ۶۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۱/۱ ۱
۵,۶۰۰,۰۰۰ بس ۵,۰۰۰,۰۰۰

حساب:حساب پرداختنی
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۸۰۰,۰۰۰ بس ۸۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۱/۴ ۱
۰ ۸۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۱/۱۱ ۳

حساب:پیش دریافتها
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۲,۵۰۰,۰۰۰ بس ۲,۵۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۱/۳ ۱

حساب:جاری شرکاء
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۳۴,۰۰۰,۰۰۰ بس ۳۴,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۰/۱ ۱
۳۳,۹۷۵,۰۰۰ بس ۲۵,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۰/۶ ۲

حساب:هزینه
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۸۰۰,۰۰۰ بد ۸۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۱/۴ ۱
۱,۰۰۰,۰۰۰ بد ۲۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۵/۵ ۲
۱,۳۰۰,۰۰۰ بد ۳۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۳۰/۶ ۲
۶,۳۰۰,۰۰۰ بد ۵,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۷/۸ ۳

حساب:درامد
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز/ماه شماره روزنامه
۲,۰۰۰,۰۰۰ بس ۲,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۱۵/۲ ۱
۸,۰۰۰,۰۰۰ بس ۶,۰۰۰,۰۰۰ بشرح روزنامه ۲۵/۱۲ ۳

دفتر معین:
برای ارائه گزارشات حسابهای معین می باشد که وقتی حساب اشخاص ,چکها, ریز حساب بانکها, ریز هزینه ها ,ریز درامدها بخواهیم گزارشی ارائه نماییم از این دفتر استفاده می کنیم دفتر معین شبیه به دفتر کل می باشد با این تفاوت که در دفتر کل حسابهای از دفتر روزنامه استخراج می شود اما دفتر معین , از روی اسناد نوشته می شود.
نحوه تحریر دفتر معین به صورت زیر می باشد:
حساب:نام حساب معین در این قسمت نوشته می شود.
تاریخ:این تاریخ از روی سند مربوطه نوشته می شود.
شماره سند:سندی که از ان حساب معین استخراج شده شماره اش در این قسمت نوشته می شود.
حساب:حسینی
باقیمانده تشخیص بستانکار بدهکار شرح تاریخ
روز /ماه شماره سند
۲۰۰۰۰۰ بد ۲۰۰۰۰۰ بشرح سند ۱/۲ ۲
۱۰۰۰۰۰ بد ۱۰۰۰۰۰ بشرح سند ۶/۴ ۶
۱۵۰۰۰۰ بد ۵۰۰۰۰ بشرح سند ۱۹/۸ ۹
۱۴۰۰۰۰ بد ۱۰۰۰۰۰ بشرح سند ۲۲/۹ ۱۲
۳۴۰۰۰۰ بد ۲۰۰۰۰۰ بشرح سند ۱/۱۰ ۱۳
۱۴۰۰۰۰ بد ۳۰۰۰۰۰ بشرح سند ۲۵/۱۱ ۱۵
۶۴۰۰۰۰ بد ۵۰۰۰۰۰ بشرح سند ۱۵/۱۲ ۲۲