اقدامات اولیه انبارگردانی

حسابداران برتر » آموزشگاه حسابداری » اقدامات اولیه انبارگردانی

اقدامات اولیه انبارگردانی

اقدامات اولیه انبارگردانی

اقدامات اولیه انبارگردانی

جهت انجام عملیات شمارش موجودیها،مقدماتی لازم است .این اقدامات به منظورمهبا ساختن عوامل مختلف موجودیها

مطابق برنامه سازماندهی انبارگردانی صورت میپذیرد.در صورت عدم انجام تمام یا هریک از انها ،امکان شروع عملیات اصلی

شمارش موجودیها وجود نخواهد داشت.

از انجایی که عملیات مقدماتی شمارش موجودی های انبار جزو امور پایه ای و اساسی انبارگردانی محسوب گردیده

و در ارزیابی نهایی تک تک انها از اهمیت ویژه ای برخورد دار است .به همین خاطر ،اقدامات اولیه شمارش موجودیها در

یک قسمت مستقل ارائه خواهد گردید.

این قسمت به توضیحاتی پیرامون فعالیتها و اقدانات مقدماتی که از اولین ساعات روز شروع انبارگردانی تا شروع

واقعی شمارش موجودیها انجام میپذیرند،پئداخنه و جزئیات انهارا توضیح خواهد داد.

اقدامات اولیه انبارگردانی

استقرا مجریان انبارگردانی :

مجریان انبار گردانی به سه گروه عملیات میتوان به گروه های شمارش اشاره نمود که در مرحله سازماندهی

انبارگردانی مشخصا تعریف شده اند.این گروه که ترکیبی از سرپرست تیم شمارش و ثبت کننده موجودیهاست ،

میبلیست در روز شروع انبارگردانی در مرحلهای تعیین شده  از قبل حاضر گردند.

هماهنگ ککنده انبارگردانی وسرپرستان شمارش انبارها ،جزو گروه ناظران عملیات شمارش محسوب میگردند.

حضور افراد مزبور در محل انبارها و اقدامات اولیه انان ،از مقدمات دیگر عملیات شمارش موجودیها به شمار می آید.

با توجه به ماهیت انبارگردانی ،افراد متععدی به انبارها وارد وخرج میشوند.همچنین جهت جلوگیری ازترددغیر ضروری

متولیان امر شمارش موجودیها،حتی الامکان خدمات و تدارکات لازم باید در محوطه داخل انبارها صورت پذیرد.به همین منظور

واحدهای انتظامات وخدمات با اختصاص نفراتی ،اقدامات مربوط به حفاظت از انبارها و ارائه خدمات لازم به مجریان انبارگردانی

در مدت زمان شمارش موجودیهارا انجام دهند.

تهیه صورتجلسه شروع انبارگردانی:

در ارتباط با برنامه شمارش موجودیها ،در فصول قبلی توضیحاتی در خصوص اقدامات اولیه انجام یافته توسط واحد انبار  و سایر واحدها

ی ذیربط ،ارائه گردید .که از ان جمله میتوان به تعیین وتهیه فهرست اقلام غیر قابل شمارش ،ثبت اخرین شمار ه سریال مدارک ثبت گردش

موجودیها ،صورت اقلام امانی شرکت  نزد دیگران،اقلام ضایعاتی واقلام امانی دیگران نزد شرکت و جداسازی انها از سایر اقلام ضایعاتی

و اقلام امانی دیگران نزد شرکت وجداسازی انها از سایر اقلام ،اشاره داشت.

همزمان با شروع انبارگردانی در هریک از انبارهای موسسه،آخرین  سریال کلیه مدارک و اسناد گردش موجودیهای مربوط به آن انبار

میبایست ثبت شده به همراه سایر مدارک ولیست های مربوط به اقلام خاص طی صورتجلسه ای که به امضا انبارگردانی انبارها

ومندرجات آنها از مهمترین اسناد شمارش موجودیها محسوب میگردد.لازم به توضیح است که صورتجلسه شروع انبارگردانی هر انبار

همزمان با شروع عملیات شمارش در ان تهیه شده و مستقل از سایر انبارها میباشد.

پلمپ کردن انبارها:در زمان شمارش موجودیها ،معمولا انبارها در تمام مدت شبانه روز مورد شمارش قرار نگرفته وفقط در ساعات محدودی

عملیات موجود برداری عینی توسط گروهای شمارش ،انجام میپذیرد .از طرف دیگر موجودی انبار ها با توجه  محدودیت امکانات شمارش

،همزمان مورد شمارش قرار نمیگیرند .در نتیجه در زمان های تعطیلی عملیات شمارش ونیز در موسساتی که دارای انبارهای متعددی

میباشند ،پلمپ کردن انبارهایی که شمارش در آنها صورت نمیپزیرد از ضروریات انبارگردانی است.

انبارها از نظر شکل فیزیکی و ساختمانی وموجودیها یی که در انها نگهداری میشوند به چند دسته تقسیم میشوند.

برخی از این انبارها به خاطر ماهیتشان امکان پلمپ شدن را ندارند.از جمله انها میتوان به دپوهای مواد اولیه در معادن

اشاره داشت.باتوجه به توضیحات فوق،از نظر پلمپ کردن انبار ها ،میتوان دو گروه متفاوت را شناسایی نمود:

الف )انبارهایی که شمارش موجودی انها در حال انجام میباشد:

این مکان ها همزمان با شروع عملیات شمارش بازگشایی ودر پایان  مرحله شمارش ،با نظارت هماهنگ کننده وحسابرسان،

پلمپ میشوند.این عمل تا پایان کلیه مراحل مربوطه به عملیات شمارش در انها ،تکرارمیشوند.در خاتمه عملیات شمارش درهر یک

انبارها ،تکرار میشود.درخاتمه عملیات شمارش در انها در هر یک از انبارها ،در بهای ورود و خروج انها تا پایان کل انبارگردانی

ویا دفعات شمارش بعدی (دوم و سوم)،بسته وپلمپ میشوند.

اقدامات اولیه انبارگردانی

ب)انبارهایی که شمارش موجودی انها متعاقبا آغاز میشود:

دربهای ورود و خروج انبارهایی که موجودی اقلام انها در فرصت های بعدی شمارش میگردند،پلمپ شده وتا شروع

عملیات شمارش در انها ،باز نمیشوند.

تحویل فرمها و ابزاربه شمارشگران و مسولین ذیربط:

یکی دیگر از فعالیتهای انجام شده همزمان با شروع انبارگردانی ،تحویل فرمها ،مدارک ،برگه های شمارش و ابزارو لوازم

شمارش به تیم های  شمارشگر و مسولین ذیربط شمارش موجودیها میباشد.

الف)برگه های شمارش موجودیها:

چنانچه برگه های شمارش موجودیها روی قفسه  های کالا نصب شده باشند،از طریق هماهنگ کننده در اختیار

سرپرستان شمارش انبارها قرار داده میشود.وی نیز این برگه ها را بین تیم های شمارشگر توزیع مینماید .این

عمل ذتا پایان نوبت اول شمارش به صورت روزانه تکرار شده وبرگه های استفاده نشده و ابطالی در پایان

شمارش ،جمع اوری میشوند.

اقدامات اولیه انبارگردانی

ب)سایر فرمهای مرتبط با انبارگردانی:

فرمهای صورت شمارش موجودیها به انضمام گزارش مقادیر موجودی انبار اقلام انبار طبق کارتهای موجودی و حسابداری انبار

، در اختیار مسول تهیه شمارش ،قرارمیگیرد.لیست اغقلام امانی ،کالاهای غیر قابل شمارش،اقلام زیر کلید و اطلاعات مشابه

،در اختیار سرپرستان شمارش انبارها قرار میگیرد.

اقدامات اولیه انبارگردانی

ج)ابزار ولوازم شمارش:

تعدادی از ابزارو لوازم شمارش از جمله زیر دستی ،متر،عمق سنج،ریزسنج ،کولیس و…به تیم های شمارشگر با اخذ رسید تحویل

وبرخی راز انها مانند ترازو ،لیفتراک ،جرثقیل ومشابه اینها به صورت مشترک در اختیار قرار داده میشود.ابزار ولوازمی  مثل باسکول

،جرثقیل  سقفی و…قابلیت تحویل نداشته ولیکن در زمان های مورد لزوم به کلیه گروهای شمارش موجودی ها ،سرویس دهی میکنند.

نحوه شمارش موجودیها:

انواع موجودیها ی قابل شمارش در انبارگردانی قبلا توضیح داده شده است .برخی از این موجودی ها قابل طبفه بندی ونگهداری

در قفسه ها هستند .دسته دیگری از موجودیها به دلیل در جریان ساخت بودن ،امکان شمارش با سایر موجودی هارا ندارند .

بنابراین نحوه برخورد با هریک از موجودیها با همدیگر متفاوت است .به گروه اول موجودی ها ی انبارها وبه گروه دوم کالاهی در

جریان ساخت اطلاق میشود.

موجودیهای انبار:

موجودیهای انبار بدون توجه به شکل فیزیکی وسایر تفاتهایی که با همدیگر دارند ،عموما به یک شکل مورد شمارش قرار میگیرند .

در شمارش موجودیها ی انبار سه مرحله از شمارش اول،دوم و سوم قابل ملاحضه هستند.به ترتیب هریک

از انهامفصلا توضیح  خواهند شد.

با کمی توجه در مراحل شمارش ،دریافت شمارش ،دریافت میشود که تمام انها در موارد بسیار زیادی با همدیگر مشابه هستند.بنابراین

شمارش اول به طور کامل توضیح و اختلافات آن با نوبت های دوم وسوم ،متعاقبا توضیح داده میشوند.همچین تمهیداتی که در مراحل

شمارش موجودیها میبایست مد نظر باشد قرار گیرد ،در شمارش اول اورده شده اند.

شمارش اول:

در شمارش اول ،دو حالت  کاملا متفاوت وجود دارد.حالت اول مربوط به زمانی است که برگه های شمارش موجودیها قبلا روی قفسه ها

الصاق شده است.حالت دوم زمانی است که برگه های شمارش موجودیها همزمان با شمارش اقلام موجودی انبار ،روی قفسه ها

الصاق میگردد.هریک از حالات فوق الاشاره توضیح داده خواهد شد:

حالت اول )برگه شمارش الصاق شده است:

معمولا در انبارهایی که از طبقه بندی مناسبی برای کالاها استفاده مینمایند عمل شمارش فیزیکی کالا توسط شمارشگرکالا

صورت گرفته ومسول گروه بر عملیات شمارش ،نظلرت مستمر مینماید.

تبصره ۱:چنانچه مشخصات کالای مندرج در کارت  شناسایی کالا با برگ شمارش موجودی های مربوط به همان کالا با همدیگر

مطابقت نداشته باشد ،موضوع از طریق مسول گزارشگر گر به سرپرست شمارش انبار مربوطه گزارش میشود.سرپرست شمارش

نیز موضوع را سریعا به هماهنگ کننده انعکاس میدهد تا نسبت به رفع مشکل اقدام  لازم صورت پذیرد.

تبصره ۲:چنانچه کالایی فاقد برگه شمارش موجودی باشد ،موضوع از طریق مسول گروه شمارشگر به سرپرست شمارش برای

کالای موصوف ،به هماهنگ ککنده منتقل مینماید.

گام دوم )ثبت وتایید مقدار شمارش شده:

پس از تعیین مقدار موجودی ،تعداد یا مقدار شمارش شده بعنوان موجودی کالای مورد نظر در محل تعیین شده در قسمت شمارش اول برگه شمارش موجودی ها توسط مسول گروه شمارشگر ثبت میشود.نام ومشخصات مسول گروه به همراه تاریخ انجام شمارش در محل مربوطه توسط وی ثبت و امضا میشود .پس از اتمام عملیات شمارش و ثبت مرحله اول شمارش و ثبت مرحله اول شمارش هریک از اقلام موجودی ،قسمت مربوطه هریک از ناحیه پرفراژجدا شده و مابقی قسمتهای برگ  شمارش روی کالا باقی می ماند.این قسمت نزد مسول گروه شمارش تا انجام تعداد مشخصی از کالاها ،نگهداری وسپس یکجا به سرپرست شمارش انبار مربوطه تحویل میگردند.

گام سوم) جمع آوری برگه های شمارش شده مرحله اول:

سرپرست شمارش در پایان هر روز ،برگه های جمع اوری شده همان روز را از نظر تسلسل شماره برگه ها ،کنترل وپس از حصول اطمینان از صحت انها و انجام عملیات شمارش طبق ضوابط و اصول برنامه تنظیمی ،به هماهنگ کننده تسلیم مینماید .هماهنگ کننده کلیه برگهای شمارش تحویلی از جانب کلیه سرپرستان شمارش طبق ضبوابط و اصولبرنامه تنظیمی ،به هماهنگ کننده تسلیم مینماید.هماهنگ کننده کلیه برگهای شمارش  تحویلی از جانب کلیه سرپرستان شمارش انبارها را جمه اوری و پس از کنترل آنها از نظر داشتن امضای مجاز و سایر اطلاعات مورد نیاز ،به مسول تهیه صورت شمارش موجودیها تحویل می دهد.

گام چهارم )تهیه صورت شمارش موجودیها:

مسول تهیه صورت شمارش موجودیها نیز به نوبه خود،برگه های دریافتنی را از هر حیث از جمله شماره تسلسل،امضا مجاز وسایر اطلاعات مندرج ،کنترل نموده و دریافت مینماید.سپس اطلاعات لازم را روی برگه های شمارش استخراج ودر برگ صورت شمارش موجودیها ثبت مینماید.این عمل می بایست به صورت روزانه ودر اسرع وقت صورت پذیرد تا در مراحل بعدی شمارش ،مشکلی پدید نیاید.

حالت دوم)برگه های شمارش نصب نشده است:

در مواقعی کهکنترل های داخلی از اهمیت بالایی برخوردار باشند،برگه های شمارش در ابندای روز شمارش از طریق سرپرستان شمارش انبارها در اختیار تیم های شمارشگر قرار داده میشود .در این صورت روند شمارش اندکی با حالت قبل متفاوت خواهد بود که ذیلا گامهای مربوطه توضیح داده خواهد شد.

گام اول)تحویل برگه های شمارش به گروه های شمارشگر:

در این حالت ،برگه های شمارش که مشخصات اقلام موجودی در انها ثبت گردیده ،توسط هماهنگ کننده و از طریق سرپرستان شمارش هر انبار ،به مسولین گروهای شمارش تحویل داده میشود.

گام دوم)انجام شمارش فیزیکی اقلام موجودی :

گروه شمارشگر برگه شمارش مربوطه به هر کالا (از روی کارت مشخصات کالا)و حصول اطمینان از اینکه کالای مورد شمارش همان جنس مورد نظر است ،اقدام به شمارش مقدار قلم موجودی مینماید.شمارش توسط فرد شمارشگر گروه انجام گرفته و مسول گروه ،نظارت مستمر روی فرایند شمارش خواهد داشت.

تبصره :

چنانچه حین شمارش به کالاهایی برخورد گردد که برگ شمارش نگردیده،موضوع از طریق سرپرست شمارش به هماهنگ کننده جهت صدور برگ شمارش برای کالایا کالاهای فاقد برگ شمارش ،اطلاع داده میشود.

گام سوم )ثبت وتایید مقدار شمارش و الصاق برگ شمارش:

نتیجه شمارش موجودی توسط مسول گروه شمارشگر،روی برگه شمارش ودر محل تعیین شده ودر قسمت شمارش اول ثبت و پس از درج تاریخ شمارش ،امضا میگردد.قسمت مربوطه که تکمیل شده است ،از محل پر فراژجدا شده و مابقی برگ شمارش روی کالا یا محل استقرار آن  الصاق میگردد.قسمتهای جدا شده از برگه های شمارش موجودیها برای کالاها مورد شمارش ،بهمراه برگه های شمارش اقلامی که هنوز شمارش نگردیده اند ،نزد مسول شمارش گروه نگهداری می گردد.

گام چهارم  )جمع اوری برگه های شمارش شده:

در پایان هر روز برگه های دریافتنی مربوط به اقلام شمارش شده توسط هماهنگ کننده واز طریق سرپرستان شمارش انبارها جمع اوری وبه مسول تهیه صورت شمارش موجودیها تحویل میگردد.لازم به ذکر است که مشخصات مندرج در برگه های شمارش جمع اوری شده مربوط به مرحله اول ،از هر حیث توسط هماهنگ کننده و مسول تهیه صورت شمارش موجودی ها مورد کنترل دقیق قرار میگیرند .اطلاعات لازم به صورت روزانه از برگه های شمارش استخراج و در صورت شمارش موجودی ها ثبت میشوند.

گام پنجم)عودت برگه های استفاده نشده ،ابطالی وتکمیل صورت شمارش موجودیها:

به منظور کنترل برگه های شمارش و جلوگیری از اشتباهات احتمالی ،کلیه برگه های ابطالی واستفاده نشده (کالاهای مربوطه پیدا نشده است)،از طریق هماهنگ کننده به مسول تهیه صورت شمارش موجودی ها تحویل میشود.اطلاعات ثبت شده در صورت شمارش های بعدی به کمیته شمارش موجودیها ارسال میگردد.

شمارش دوم :

با توجه به اینکه شمارش اول موجودی ها به صورت مشروح مورد بحث قرار گرفت ،لذا جهت تعیین شمارش دوم موجودی ها ،لذا جهت تعیین شمارش دومموجودی ها ،بحث را به گامها ی برداشته شده در شمارش اول اقلام موجودی ارجاع داده و موارد تشابه یا وجوه تفاوت را برخواهیم شمرد.در خاتمه شمارش اول ،کلیه برگهای شمارش روی کالا نصب گردیده وقسمت های مربوط به شمارش اول ،از انها جدا شده است.در نتیجه موضوع الصاق برگه های شمارش روی کالاها به کلی منتفی خواهد بود.

اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی

بنا براین روش دوم موجودی ها صرفا با حالتی مقایسه میشود که در ان برگه های شمارش قبلا روی کالاها نصب شده است.

گام اول:

از کلیه اقدامات بیان شده در گام نخست شمارش اول موجودی ها ،فقط قسمتهپایانی که عبارت از شمارش و نظارت برعملیات شمارش می باشند ،انجام میپذیرد .هیچ یک از تبصره ها در این مرحله مصداق وموضوعیت ندارد.

گام دوم:دقیقا مشابه مرحله اول شمارش موجودیها صورت میپذیرد با این تفاوت که قسمت مربوط به مرحله دوم شمارش موجودی ها تکمیل و از آن جدا میشود.

گام سوم: اینگام نیز دقیقا مشابه مرحله اول شمارش موجودی هاست.

گام چهارم: علاوه لر استخراج وثبت اطلاعات مربوط به شمارش مرحله دوم موجودی ها وثبت آن در قسمت مربوط در صورت شمارش موجودی ها ،مقایسه ای نیز با مقادیر بدست امده از مرحله اول شمارش صورت پذیرفته ودر صورت وجود مغایرت احتمالی بین دو مرحله ،مقدار آن در ستون مربوطه در صورت شمارش موجودی ها درج میگردد.

نکته:گروهای شمارشگر به صورتی برنامه ریزی میشوند که هیچ یک  از گروهای مزبور کالاهای شمارش مرحله اول را مجددا شمارش نکنند.در نتیجه هر قلم کالا حداقل توسط دو گروه متفاوت شمارشگر مورد شمارش قرار خواهند گرفت.

شمارش سوم:تجربه نشان داه است که مقادیر بدست امده از مراحل اول و دوم شمارش موجودی ها برای قسمت اعظمی از کالاها ،مشابه بوده و بنا براساس ضوابط شمارش موجودی ها ،نیازی به شمارش سوم ندارد.نکته قابل توجه این است که عملیات شمارش سوم در خصوص کلیه اقلام موجودی بعمل نیامده و صرفا برای کالاهایی به مرحله اجرا گذاشته میشود که اختلاف فاحشی بین مقادیر  شمارش اول یا دوم موجودی انها با کارت حسابداری انبار وجود داشته باشد.

از دیگر تفاوتهای موجود این روش با دو روش قبلی ،میتوان به نحوه  شمارش اشاره داشت.بدین صورت که شمارش سوم عمدتا با حضور مسولین انبار و حسابرسان مستقل و هماهنگ کننده صورت میپذیرد.ضمنا با انجام شمارش ،هیچگونه اثری از قسمتهای مربوط به نوبت های شمارش برگه های شمارش موجودی ها روی قفسه ها یا کالا ها باقی می ماند.

مقایسه نوبتهای مختلف شمارش:

به منظور هرچه بیشتر نوبتهای سه گانه شمارش موجودیها با همدیگر ،در جدول زیر فعالیتهای مختلف الگوریتم شمارش موجودیها ،مورد مقایسه وتجزیه تحلیل قرار گرفته اند.

شماره فعالیت

نوبت شمارش

اول

دوم

سوم

۱

*

دریافت لوازم قبلا صورت پذیرفته است

دریافت لوازم قبلا صورت گرفته است

۲

*

در شمارش اول بررسی شده است

در شمارش اول یا دوم برسی شده است

۳

*

در شمارش اول علامتگذاری شده است

در شمارش اول یا دوم علامتگذاری شده است

۴

*

در شمارش اول نصب شده است

در شمارش اول یا دوم نصب شده است

۵

*

*

با حضور کلیه مسولین انبار صورت میپذیرد

۶

*

*

کل قسمت باقی مانده برگه جدا میشود

۷

*

مطابقت برگه با کالا موضوعیت ندارد

مطابقت برگه با کالا موضوعیت ندارد

۸

*

*

با حضور کلیه مسولین انبار صورت میپذیرد

۹

*

الصاق برگه روی قفسه موضوعیت ندارد

کل قسمت باقیمانده  برگه جدا میشود

۱۰

*

مغایرتها در شمارش اول رفع شده است

مغایرتها در قسمت اول یا دوم رفع شده است

۱۱

*

کالای فاقد شماره موضوعیت ندارد

کالای فاقد شماره موضوعیت ندارد

۱۲

*

صدور برگه جدید منتفی است

صدور برگه جدید منتفی است

۱۳

*

*

*

۱۴

*

*

*

۱۵

*

*

*

۱۶

*

*

*

۱۷

*

*

*

۱۸

*

*

۱۹

*

*

۲۰

*

*

۲۱

*

*

۲۲

*

*

۲۳

*

*

۲۴

*

برگه های باطله یا استفاده نشده موضوعیت ندارد

برگه های باطله یا استفاده نشده موضوعیت ندارد

۲۵

*

*

*

۲۶

*

*

*

۲۷

*

*

*

روشهای مختلف شمارش موجودیهای انبار:

سازمانها و موسسات مختلف بر مبنای تصمیمات استراتیژیک مدیران ارشد وملاحضاتی چون حجم موجودی انبارهایشان و سایرعوامل کلیدی ،روشهای متفاوتی را جهت انجام شمارش موجودیها اتخاذ مینماید.این روشها اندک تفاوتی در دقت وسرعت شمارش موجودیها با اتخاذ مینماید.این روش ها اندک تفاوتی  در دقت و سرعت شمارش موجودیها با همدیگر داشته ولیکن در اصول کلی مشابه اند.

الف) روش اول:

یک تیم شمارش اقلام به موجودی برداری از اقلام انبار نموده و کار شمارش را به پایان میرساند .یک تیم شمارش اقلام به موجدی برداری از اقلام انبار نموده و کار شمارش را به پایان میرساند.این عمل بدون توجه به نتایج حاصل از شمارش گروه اول ،تیم دوم تکرار میشود.نتایج حاصل از شمارش با همدیگر مقایسه شده و در صورتیکه مغایرتی قابل ملاحضه بین شمارش اول ودوم وجود داشته باشد ،شمارش سوم بعنوان شمارش نهایی با حضور کلیه مسولین یا نمایندگان انها انجام میشود.چنانچه مغایرت حاصله با اهمیت نباشد ،کمترین مقدار شمارش شده بعنوان نتیجه نهایی شمارش ملحوظ میگردد.در نهایت گزارش مغایرتها جهت اقدام بعدی به مدیریت گزارش داده میشود.

ب)روش دوم

در این رویه بر خلاف روش اول ،نتایج حاصل از هر مرحله شمارش ،راهنمایی برای مراحل بعدی به شمار می آید.خلاصه این روش بدین صورت است که ابتدا تیم شمارشگر اقدام به شمارش مرحله اول مینماید .نتایج حاصل از این مرحله با موجودی کارت حساب انبار مقایسه میشوند.اقلامی که موجودی شمارش انها با مقادیر مندرج در کارتها مغایر باشد ،مرحله دوم شمارش در مورد انها توسط گروه شمارشگر متفاوت با نوبت اول ،به مرحله اجرا در می آید.

چنانچه مغایرتی بین نتایج حاصل از مرحله شمارش اول با مقادیر موجودی کارت حسابداری انبار کالا مشاهده میگردد،منجر به انجام شمارش سوم در مورد کالای مورد نظر میگردد.البته در مواردی که مغایرت حاصله ناچیز باشد ،مسولین انبار موضوع مورد پذیرش حاصل از پایان نوبت دوم شمارش توسط مسولین انبار و شمارش سوم با کارت موجودی انبار ،بعنوان لیست نهایی مغایرت موجودی  اقلام انبار منظور وبه کمیته انبارگردانی گزارش میشود.

شمارش کالای در جریان ساخت:

با توجه به اینکه درصد تکمیل کالا های در جریان ساخت در هر مرحله از تولید از نظر موتد اولیه به کار رفته و نیروی انسانی صرف شده با مراحل قبل و بعد متفاوت میباشد،لذا روش شمارش انها با سایر موجودیهای انبار که به صورت تکمیل شده میباشند ،متفاوت است .در نتیجه رویه شمارش این اقلام به صورت مجزا توضیح داده خواهد شد.

برگه های شمارش مربوط به کالاهای در جریان ساخت به گونه ای طراحی شده اند که از دوقسمت تشکیل یافته اندکه به صورت پر فراژاز همدیگر جدا شده اند .این برگه ها به صورت مشروح در فصول قبلی توضیح داده شده اند .برخلاف شمارش موجودی های انبار ،برگه های شمارش کالاهای در جریان ساخت ،همزمان با شروع عملیات شمارش انها از جانب هماهنگ کننده در اختیار سرپرستان شمارش انبار مربوطه قرار گرفته واز قبل روی کالاها نصب نمیگردند.

برای هریک از مراحل تولید کالا ،شمارش مستقلی صورت میپذیرد.روش شمارش بدین صورت است که مقدار ودرصد تکمیل اقلام در هر مرحله از تولید در برگه شمارش مربوطه ثبت شده واز محل پرفراژ جدا میشود.این عمل توسط تیم های شمارشگر صورت پذیرفته وسرپرست یا مدیرقسمت تولیدی میبایست حضور مستمر داشته باشد.سربرگ مربوط به کالای شمارش شده روی ان الصاق میشود.سایر قسمتهای برگه شمارش از ان جدا شده ،جمع اوری وبهسرپرست شمارش انبار مربوطه تحویل میگردد.ایشان نیز به نوبه ی خود ،برگه ها را از نظر تسلسل شماره ،تاریخ،امضاء،مقدارثبت شده ودرصد تکمیل ،کنترل وبه هماهنگ کننده تحویل میگردد.برگه های شمارش جمع اوری شده توسط  هماهنگ کننده به حسابدار ارسال میشوند.

پرواضح است که شمارش کالاهای در جریان ساخت ،مستلزم متوقف ساختن خط تولید یا ان مرحله از تولید میباشند.این امر موسسه را متحمل هزینه میسازد .بنا براین به جز موارد بسیار ضروری ،نباید خط تولید یا مراحلی از تولید را متوقف ساخت .در نتیجه شمارش کالاهای در جریان ساخت معمولا در یک نوبت صورت میپذیرد.ولیکن گاهی شمارش کالاهای در جریان ساخت مشابه موجودی های اقلام انبار ،در دو یا سه نوبت شمارش نیز شمارش میشود.روش های مختلف شمارش کالاهای در جریان ساخت در جدول زیر اورده شده است.

روش شمارش

شرایط ودلایل استفاده

کارایی روش

نحوه شمارش

نحوه استفاده از برگه شمارش

یک بار شمارش

شمارش مستلزم متوقف ساختن خطوط تولیدبه مدت نسبتا طولانی است.بنا به شرایط خاص تولید،امکان متوقف ساختن عملیات تولید به مدت طولانی وجود نداشته باشد.

دارای کارائی کم ودر حالت نا گزیری بکار گرفته میشود.

یکبار وبا حداکثر دقت صورت میپذیرد.

درصد تکمیل اقلام از نظر مواد اولیه و دستمزد در برگه های شمارش درج شده واز محل پر فراژجدا میشود .جهت جلوگیری از شمارش مجدد کالای در جریان ساخت ،سربرگ مربوطه روی ان نصب میگردد.

دو یا سه نوبت شمارش

زمان لازم شمارش اول ،دوم و سوم وجود دارد

روش مطلوبی بوده واز کارایی بالا برخوردار است.

مشابه روش اول

شمارش موجودی های انبار میباشند.

نوبت اول شمارش،مشابه رویه قبلی میباشد.ولی درصورتیکه نیاز به شمارش های بعدی (دوم وسوم )وجود داشته باشد ،از برگه های شمارش با سریالهای متفاوت از نوبتهای قبلی ،استفاده میشود.

اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی

شمارش اقلام خاص:

گاهی در موسسات کالهایی وجود دارند که از نظر مالکیت یا نحوه شمارش ،با سایر اقلام مشروحه فوق متفاوت هستند.شرح کلی این اقلام در فصول قبلی ارایه گردیده است.دراین قسمت نحوه شمارش انها توضیح داده میشود.

مواد اولیه خام ومعدنی:

اکثر مواد خام ومعدنی به صورت دپو هایی در انبارهای محوطه ای باز نگهداری میشوند .این اقلام به دلیل حجم زیاد ،قابلیت توزین یا شمارش نداشته ویا مستلزم صرف هزینه بسیار بالایی است.متداولترین روش اندازه گیری این اقلام ،نقشه برداری و براورد حجم ووزن آنها می باشد.

بخش اعظم عملیات شمارش موجودیهای مواد اولیه و خام معدنی ،بعده واحدهای فنی سازمان خواهد بود.

اقلام غیر قابل شمارش:

بخشی از این کالاها در بسته بندی های  گوناگون قرار دارند که شمارش انها مستلزم باز کردن بسته ها میباشند.در این گونه موارد به دوروش عمل میشود .حالت اول زمانی است که باز کردن بسته ها به کالاهای درون انها آسیب وارد نمی نماید .در نتیجه چند بسته به تصادف انتخاب ومحتویات درون انها شمارش میشوند.چنانچه  مقادیر موجود در درون بسته ها مطابق اعلام مسولین انبار یا مقدار مشخص شده توسط سازنده بر روی بسته ها موجب ورود صدمه به کالاهای درون انها میشود.چنانچه مقادیر موجود درون بسته ها مطابق اعلام مسولین انباریا مقدار مشخص شده توسط سازنده روی بسته باشد،ملاک عمل شمارش قرار خواهد گرفت.

حالت دوم مربوط به زمانی است که بازگشایی  بسته ها موجب ورود صدمه به کالاهای درون انها  میشوند.در این صورت ،مقادیر مشخص شده توسط سازنده بر روی بسته ها ،ملاک عمل قرار میگیرد.

چنانچه اقلام موجود به صورت مایع ودر مخازن نگهداری میشوند ،توزین و اندازه گیری انها از طریق دیپ زن (عمق سنجی )با در نظر گرفتن غلظت ،حجم ،درجه حرارت ،وزن حجمی وغیره ،صورت میپذیرد.

اقلام ریزی که به مقدار زیادی در سازمان که به مقدار زیادی در سازمان موجود بوده و شمارش آنها دشوار می باشد ،از طریق شمارش و توزین تعداد محدودی از انها انجام میشود .به توریکه مقادیر بدست امده از این توزین ،با وزن کل محصولات تطبیق داده میشود ومقدار کل موجودی کالا بدست می آید.

اقلام امانی :،

رویه شمارش اقلام امانی  موسسه نزد سایر موسسات با اقلام دیگران نزد شرکت با همدیگر متفاوت است .اینکه بهنحوه شمارش هریک از انها پرداخته میشود:

الف)اقلام امانی شرکت نزد دیگران:

این کالاها توسط برگ کالاهای امانی ارسالی به صورت امانتی به موسسه یا قسمتی که نیاز دارد توسط انبار دار تنظیم وتحویل داده میشود.بنابراین هنگام شمارش موجودیها ،میزان اقلام موجودی شرکت نزد سایر موسسات ،اثبات و جزو موجودی موسسه مظور میگردد.در این مورد میبایست تاییدیه های مربوطه رویت گردییده و مبنای انجام مطابقت با کارت موجودی انبار قرار گیرند.

چنانچه امکان پذیر باشد ،باید در محل های گیرنده اقلام امانی حاضر شده وبه صورت عینی اقدام به شمارش انها نمود.

ب-اقلام امانی دیگران نزد شرکت:

حتی الامکان این کالاها میبایست جدا از سایر موجودیها نگهداری شوند.برای این اقلام میبایست همانند سایر اقلام موجودی برگه شمارش گردند.مشخصات این کالاها قبل از شروع انبارگردانی ،طی لیستی توسط مسولین انبار به هماهنگ کننده تسلیم میگردد.در نتیجه کالاهای مذبور جزو موجودی های شرکت منظور نخواهند گردید.

اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی-اقدامات اولیه انبارگردانی

اقلام زیر کلید:

امکان مصرف یا استفاده از برخی از اقلام موجودی موسسات بدلیل بدهی به سایر موسسات یا نیلز به اخذ مجوز از ارگانهای خاص ،امکانپذیر نیست .بعنوان مثال میتوان به کالاهای خریداری شده از خارج از کشور که مستقیما به انبارهای خریدار ارسال شده و هنوز تشریفات گمرکی آنها به پایان نرسیده اشاره داشت.

بمنظور شمارش این اقلام که اصطلاحا زیر کلید نامیده میشود ،جلب نظر و موافقت بهمراه نظارت نمایندگان قانونی ارگان مربوطه الزامی است.

منبع : مهندس سهراب عبدالله زاده مقدم

آموزش حسابداریشرکت حسابداری آموزش حسابداری ویژه اشتغالآموزش حسابداری ویژه بازار کارنرم افزار حسابداری