آموزش حسابداری -مدارک مثبته و مدارک محکمه َ

مدارک مثبته و مدارک محکمه .

به طور کلی حسابداری برای ثبت اسناد باید از یک سری مدارک استفاده کند . شما وقتی در بحث کار وارد می‌شوید بابت هر مدرکی آیتمی باید مدرک داشته باشید .اصلا حسابداری که بدون مدارک سند بزند اشتباه است. حالا ما یک سری مدارک داریم به نام مدارک مثبته و یک سری مدارک داریم به نام مدارک مثبته محکمه. مثبته یعنی مدارکی که نشان می‌دهد آن رویداد انجام شده و مثبته محکم یعنی رسمی هم هست. کاملا مورد قبول سازمان امور مالیاتی و سازمان تامین اجتماعی و سایر ادارات است. سوال شده است که من اصلا از کجا بفهمم این از صندوق است؟ در شرکت این مورد مهم است مثلاً یک فرمی دارید که نوشته شده است این چک بوده است یا وجه نقد بوده است مثلاً فرم درخواست صدور چک دارید. ما از روی این می توانیم سند صادر کنیم. وقتی که مثلاً گفته می شود پول از بانک خارج شد یک حواله بانکی به ما می دهند و این نشان می دهد که پول از حساب ما خارج شده است.مثلا میگویند پول از کارت شرکت خارج شد معلوم است که از بانک رفته است. بابت هر چیزی ما در واقع این مدارک را داریم . مثلا تنخواه گردان وقتی که هزینه می‌کند پیوست میکند هزینه ها را. پیوست می کند و مشخص میشود که ما به تنخواه گردان این پول را داده ایم و نوشته شده است که چقدر پول دریافت کرده و چقدر را هزینه کرده است و مانده آن چقدر است از آنجایی که شما کار می کنید کاملاً روشن است که چه اتفاقی افتاده است و به این مدارک میگویند مثبته. به این هزینه های این شکلی که انجام شده است یعنی یک چیزی پشت آن است.

  یک مدارک مثبته محکمه داریم که به صورت فاکتوری و فاکتور است. دسته فاکتورها که در واقع صادر شده است. این دسته فاکتور بسیار مستند است در واقع فاکتورهای رسمی مشخصاتی دارد که آنها را دارایی برای ما مشخص کرده است است و معیار هایی را ایجاد کرده است و گفته است که به این صورت اگر باشد می پذیرد. مثلاً در فاکتور بایستی که مشخصات فروشنده این قسمت بالا وارد شود و خریدار و کالا و با شکل و شمایل خاص و از همه مهمتر این که شماره سریال های چاپی باشد. یعنی ما نمی توانیم از داخل سیستم و یا خودمان فاکتور  بگیریم و بگوییم این فاکتور رسمی است. چون دارایی قبول نمیکند. مدرک و فاکتوری که در داخل سیستم ما است میشود مثبته اما فاکتورهای رسمی میشود مثبته محکمه. وقتی ما فاکتور صادر میکنیم اولاً نوشته شده است نقدی و آن را تیک زدند. فروش ما نقدی بوده است پس دیگر جای سوالی برای ما نمی گذارد.  این موارد چیزی نیست که گنگ و نامفهوم باشد ولی اگر شما تصور میکنید که وارد شرکت می شوید، این تصور برای شما پیش نیاید که من الان وارد شرکت می شوم و از کجا بدانم که این موارد از کجا پرداخت شده است .این ها اگر در واقع تنخواه باشد مشخص است، صندوق هم باشد طبق یک برگه و فرم های صندوق مشخص است همه این موارد طبق مدارک مشخص است و اصلا تا مداک جلوی شما نباشد نمی توانید کاری انجام دهید.

یعنی بابت ۱۲ سند شما باید ۱۲ فقره فاکتور و مدرک داشته باشید تا بتوانید آنها را ثبت سند کنید و در واقع سند هایی که ثبت کردید جدا می‌شوند و مدارک آن پشت آن چسبیده می‌شود و در زونکن قرار می‌گیرد. یعنی ما فاکتورها و مدارک که داریم را ثبت حسابداری کرده‌ایم در حالت عادی و از حالت عادی تبدیل به حسابداری کردیم. ضمیمه سند می کنیم و در زونکن مربوطه قرار میدهیم. همیشه با یک سری از مدارک روبرو هستیم یک نکته خیلی مهمی که ما طبق تجربه به آن برخوردیم و بعضی از افراد آن را رعایت نمی‌کنند و بسیار ایجاد مشکل می‌کند این است که حسابدار می‌گوید مدیر من گفته است به این شکل سند بزن و یا گفته است که این هزینه را من کردم و به او گفتم مدرک را بده و مدیر گفته است نیاز به مدرک ندارد.

ببینید مدیر باشد و یا هر کس دیگری باشد باید ما طبق مدارک مکتوب سند بزنیم و به صورت شفاهی .شاید مدیر بگوید فاکتور نگرفته اند. با احترام می گویید پس این را روی یک کاغذ یادداشت کنید که پشت سند ما یک مدرک باشد .تنها سندی که پشت آن چیزی نیست و نیازی به مدرک ندارد سند افتتاحیه است و بقیه سندها باید حتماً مدارک پیوست پشت آن ها موجود باشد.

خیلی از وقت ها این اتفاق می‌افتد که حسابدار از روی بی تجربگی خود می آید و چون مدیر گفته است که این را سند بزن سند را ثبت کرده است و بعد همان آقا و خانم مدیر گفته است که این موارد را چه کسی به شما گفته است و این رقم ها از کجا آمده است و شما نمی توانید این مورد را برطرف کنید. یا ممکن است  یکی از شرکا بخواهد است سوء استفاده کند و به حسابدار گفته است که موارد را به حساب من بزنید و این موارد را من گرفتم و وقتی به اختلاف خوردند گفتند که حسابداری روی سیستم زده است و مدارکی در کار نیست .

این موارد را باید بسیار دقت کنید و جزء اصول و ارکان اساسی حسابداری در شروع حسابداری مدرک است تا زمانی که مدرک و گواهی نبود شما اصلاً نباید کاری انجام دهید اگر جایی هم رفتید مشغول به کار شدید و دیدید مدیر ناآگاه است و بی انضباط مالی است یعنی دارد می‌گوید به این صورت که من می‌گویم تو ثبت سند کن تنها کاری که باید بکنید از آنجا خارج شوید ولی اصول را زیر پا نگذارید چون کار خود را زیر سوال می‌برید. باید این جمله اولیه که در حسابداری است یعنی جمع آوری اطلاعات را به خاطر داشته باشید. یعنی اطلاعات مکتوب را دریافت کنید سپس تجزیه تحلیل کنید و سپس ثبت سند را انجام دهید.این مدارک باید باشد تا ما بتوانیم این سند را ثبت کنیم اینکه شفاهی چیزی به ما گفته شود از نظر حسابداری هیچ ارزشی ندارد و اصول را رعایت نکرده ایم و این نکته مهم را مد نظر داشته باشید.