آموزش حسابداری خرج چک

خرج چک در حسابداری معنی آن این است که ما به طرف حسابی که به آن جنسی فروخته ایم کالایی فروخته ایم به هر حال به ما یک چک داده است این چک را بدون اینکه وصول بکنیم و از بانک خود خارج کنیم به دیگری می دهیم یعنی به فرد دیگری بدهکار هستیم فرض بفرمایید یک فروشی انجام داده‌ایم و یک چک دریافت کردیم .به طور مثال در تاریخ ۵/۲۰ حالا مثلاً حدود ۲۰ روز بعد همین چک را به کس دیگری می خواهیم بدهیم. یعنی نمی خواهیم آن چک را وصول کنیم. این مورد در شرکت ها بسیار مرسوم است. فرض بفرمایید یک خریدی انجام داده ایم .حساب پرداختنی من همزمان می آیم و به جای حساب پرداختنی اسناد دریافتنی را خارج می کند .به این می‌گویند خرج چک. آنجایی که چک را من دریافت کردم اضافه شد و آنجایی که از حساب خارج شد کاهش پیدا کرد . به این می‌گویند خرج چک. چکی که از دیگری گرفته ایم و و می دهیم به کس دیگری جای طلب گرفته و به جای بدهی می دهیم. حال می خواهیم بدانیم این چک را چطور مطلع شویم چه کسی به ما می گوید و این چک ها کجا است. جواب سوال این چک کجا است بستگی به شرکت دارد. شرکت هایی که بزرگ هستند یک واحدی دارند به نام واحد خزانه که در سطح کوچک میشود صندوق. تمام وجوه نقد و چک ها در آنجا نگهداری می شود. اگر چک از ناحیه خزانه خرج شود خب توسط برگه هایی که بین حسابداری و خزانه و فرم هایی که وجود دارد به اطلاع حسابدار می رسد و مطلع می شود.اگر این چک‌ها نزد مدیر و کارفرما باشد به ما اطلاع میدهد که این هم ممکن است یا از طریق فرم و یا به صورت شفاهی باشد. به هر حال حالت منطقی این است که یک فرم هایی وجود داشته باشد در شرکت که حسابداری با یک مدارک مثبته سند را صادر کند. 

سوال پیش می‌آید که آیا این چک‌ها نزد حسابدار است؟ عملاً هیچ چک و یا وجه نقدی یا اسناد بهاداری نباید دست حسابدار باشد از نظر اصولی اما بعضی از مدیر ها به اشتباه این کار را انجام می دهند. چرا اشتباه ؟ چون ممکن است که حسابدار اشتباه کند. حسابدار در واقع می‌خواهد صندوق و خزانه ما را کنترل کند، تنخواه را کنترل کند، انبار را کنترل کند پس وقتی نقدینگی نزد خودش باشد چه کسی را کنترل کند و این اشتباه است که وجوه نقد چک و یا اسناد بهادار دیگری را نزد حسابدار قرار دهید به طور طبیعی در نزد حسابدار چیزی به عنوان مسائل نقدینگی وجود ندارد و حسابدار در این قسمت فقط ثبت اسناد را انجام می دهد ولی در رابطه با اینکه چگونه اطلاع پیدا می کند اطلاع پیدا کردن آن از طریق مدیر مجموعه واحد صندوق خزانه می باشد .
یک بحث دیگر اینکه وقتی چک ها در شرکت زیاد میشود کنترل این ها می تواند با حسابداری باشد یک راهی که پیشنهاد می کنیم که این چهره هایی که می آید کنترل آنها برای شما سخت نباشد بهترین حالت این است که چک ها را در اسرع وقت به حساب بخوابانید یعنی اینکه با بانک مربوطه صحبت شود چرا که بانک معمولاً چک های بلند مدت را قبول نمیکند ولی اگر با رئیس شعبه و بانک صحبت کنید و رضایت ایشان را بگیرید. این چک ها همگی به حساب خوانده می شود و یک حواله دست شما باقی می ماند. فرض کنید تعداد 60 چک دارید برای تاریخ های مختلف این ها را یکجا به بانک مراجعه کرده و همه را به حساب بخوابانید و یک برگه در دست شما می ماند و کار شما بسیار راحت و ساده می شود. در واقع زحمت نگهداری این چک ها از دوش شرکت برداشته می شود به حساب بانک می‌رود و این خرج کردن چک ها برای حسابداری یک نوع دردسر است از آن جهت که شرکت خرج می‌کند و ممکن است چک برود و برگشت شود دوباره باید در حسابداری بیاید و حسابداری آن طرفی که چک را دریافت کرده ایم برگردد. یک سیکل نامنظم ایجاد می شود. اگر سیاست شرکت مبنای آن اینطور نباشد چاره‌ای نیست و ما نمی‌توانیم تعیین تکلیف کنیم ولی اگر بتوانیم موافقت مدیر را بگیریم تا اینکه به حساب آورده شود بهتر است اما ممکن است مدیر موافقت نکند و بگوید شرکت ممکن است با مشکل بازرگانی با مواجه شود و ما مجبور هستیم از چک های دریافتی استفاده کنیم از این جهت حسابداری هم چاره ای ندارد مگر اینکه این موارد را کنترل کند و کنترل آنها به این صورت است که شما هر از گاهی باید چک های معوقه را کنترل کنید یعنی با ورود به گزارش چک ها ببینید چه تعداد چک تاریخش گذشته است و هنوز وصول نشده است و ممکن است واحد خزانه یا مدیر فراموش کرده باشد چکی را تاریخش گذشته است وبعد اطلاع میدهد که این چک هنوز در حساب ما است .سختی کار حسابدار است که ایشان هم به حساب بخواباند و وقتی در بانک آمد کار تمام است. یا مثلاً یک تعداد چک داشته باشید و مدام بخواهد کنترل کنید ببینید به چه صورت بوده است .

یک پیشنهاد دیگر هم که برای این کار وجود دارد و برای شرکت هایی که تعداد چک آنها زیاد است علاوه بر اینکه در نرم افزار ثبت می شود بهتر هست که یک دفتر چک هم خریداری شود. دفتر چک می اییم داخل آن چک های دریافتی را ثبت می‌کنیم که چه چکی از چه کسی دریافت شده و با چه شماره ای دقیقا همان اطلاعاتی که در نرم افزار وارد میکنیم را در دفتر چک وارد میکنیم .ممکن است همان دفتر هم در اختیار حسابدار قرار گرفته شود تا چک‌ها را بتواند کنترل کند یعنی دو جا کنترل شود چرا که مثلاً برای کنترل بانک ما یک پرینت بانکی داریم که بخواهیم با بانک شرکت کنترل کنیم برای چک هیچ سندی وجود ندارد بنابراین از طریق آن دفتر میتوانیم چک ها را به این صورت کنترل کنیم.سوال پیش می اید که ایا دفتر مخصوص میخواهد ؟
تمام حسابهای حسابداری قدیم دفتر داشتند قبل از ورود نرم افزارهای حسابداری. دفتر صندوق، دفتر بانک، دفتر اسناد دریافتنی، دفتر اثاثیه، دفتر اسناد پرداختنی، دفتر درآمد، دفتر هزینه. همه دفتر ها وجود دارد پس بابت هر حساب ما در بازار دفتر آن را داریم. برای موضوع چک هم دفتر چک یا دفتر چک های دریافتی موجود است همین دفتر را برای چک های پرداختی هم می توانیم بگیریم. اگر مثلاً مدیر شما چک صادر میکند و به شما فرمی نمی دهد تا شما سند بزنید از روی دفتر خود می توانید ببینید چک به چه افرادی داده است و می توانید سند آن را صادر کنید.در دفتر یک تاریخ دریافت یک تاریخ وصول داریم تاریخ وصول در دفتر مشخص است همین آیتم در نرم‌افزار نیز هست یعنی شما امروز تاریخ دریافت چک است ولی وصول  یعنی سررسید که شما تاریخ سررسید را اعلام کردید و طبق همان گزارش میکنید.