آموزش بستن حساب ها در نرم افزار

حسابداران برتر » آموزش حسابداری » آموزش بستن حساب ها در نرم افزار

آموزش بستن حساب ها در نرم افزار

آموزش بستن حساب ها در نرم افزار

آموزش بستن حساب ها در نرم افزار

چه زمانی که در نرم افزار می خواهیم کارمان را شروع کنیم، یک سری اطلاعات

را راجع به حساب ها و مقدار مانده اولیه وارد می کردیم و خود سیستم به صورت

اتوماتیک سند افتتاحیه صادر می کرد و بعد از این مرحله شروع به سند زدن می

کردیم. زمانی که به انتهای سال می رسیم کلید ی موجود هست برای بستن

حساب ها، به جای این که به صورت دستی حساب ها را ببندیم، سیستم به

صورت اتوماتیک اقدام به بستن حساب ها می کند . منظور از بستن حساب ها یعنی

تمامی حساب ها صفر می شود و به صورت اتوماتیک سال مالی جدید ایجاد می

شود و سند آخر ما می شود سند اول در سال جدید مالی. در سال جدید عملا ما هیچ

سندی نمی زنیم و اولین سند ما طبق آخرین سند در سال قبل ثبت شده است.

آموزش بستن حساب ها در نرم افزار-آموزش بستن حساب ها در نرم افزار

با زدن یک کلید که با عنوان بستن حساب ها است بر اساس یک سری تنظیمات که

سیستم ها دارند این اتفاق می افتد. چند مورد هم اشکال دارد این روش: اول این

که زمانی که همه حساب ها را ببندید تمامی سندها دایم می شود ، منظور از دایم

یعنی به هیچ وجه هیچگونه تغییری نمی توان در سند ها داد و فقط می توان سند

را در سیستم مشاهده کرد ، بنا به هر دلیلی بخواهیم سندی را اصلاح کنیم دستمان

بسته است. دوم این که اگر ماهیت حساب ها رعایت نشده باشد و سیستم اتوماتیک

بسته شود دیگر کاری نمی توان انجام داد، برای نمونه یک عددی باید در سود و

زیان باشد اما نیست و این مسأله برای حسابدار خیلی بد است و تمام زحمات به

هدر می رود . سوم این که بعد از بستن حساب ها هیچ سندی را نمی توان اضافه

و کم نمود و بعد از بستن حساب ها ممکن است برنامه اصلا بالا نیاید و همه زحمات

هدر می رود .

آموزش بستن حساب ها در نرم افزار-آموزش بستن حساب ها در نرم افزار

با توجه به اشکالات ذکر شده، یکی از کارهایی که می توان انجام داد بک آپ

است و هر زمان شما می توانید از سیستم بک آپ بگیرید. نسخه پشتیبان خود

نرم افزار در هارد سیستم می گیرد و بهتر و منطقی است که در فلش یا سی

دی در هر دوره ای یک نسخه پشتیبان تهیه کنید و اگر اتفاقی برای سیستم افتاد

مجدد فلش را وصل و نرم افزار را مجدد نصب و اطلاعات بازیابی می شود.

تحت هیچ شرایطی یک نرم افزار را بدون هماهنگی شرکت سازنده نبندید و قبل از

بستن حتما با شرکت هماهنگ کنید، این مسأله بر ای این است که فایل ها را در جای

خاصی کپی کنید تا بعد از بستن نرم افزار دچار مشکل نشوید و بتوان اطلاعات را بازیابی نمود .

به طور کلی چون حسابداری همیشه نیاز به اصلاح دارد، بستن حساب ها در نرم افزار

به صورت اتوماتیک انجام نشود و به صورت دستی حساب ها بسته شود و به صورت دستی

سند افتتاحیه در سال مالی جدید ایجاد شود و از این نکته غافل نشوید که با هماهنگی

شرکت سازنده نرم افزار این مسأله انجام شود .

در فصل بعدی مطالب مرتبط دیگری را اضافه خواهیم کرد .