آیین نامه تحریر دفاتر قانونی

//آیین نامه تحریر دفاتر قانونی

آیین نامه تحریر دفاتر قانونی

۱۳۹۷/۳/۲۴ ۱۰:۵۷:۳۸بدون دیدگاه

آیین نامه تحریر دفاتر قانونی

آیین نامه تحریر دفاتر قانونی

همه شرکتها بلا استثنا هر ساله دفاتر کل و روزنامه جهت تحریر دفاتر قانونی

با شرایط زیر را از طرف اداره ثبت شرکتها دریافت می نمایند :

۱-ابعاد دفاتر کل و روزنامه در کل کشور ، در ابعاد یکسان می باشد.

۲-دفاتر کل و روزنامه از طرف اداره ثبت شرکتها پلمپ می شود. ( تمام

صفحات دو سوراخ دارد که سیم یا نخی ازبین سوراخها عبور کرده وپلمپ

سربی یا فلزی می شود )

۳-دفاتر کل و روزنامه شماره ثبت و تاریخ ثبت در اولین صفحه سفید و

آخرین صفحه سفید به خود می گیرد که قبلا این شماره و تاریخ با مهر اداره

ثبت شرکتها به صورت دستی نوشته می شد و در حال حاضر به صورت یک

برچسب بزرگ بارکد دار و به صورت چاپی انجام می شود ضمنا شماره و تاریخ

دفتر کل و روزنامه یکی می باشد.

 ۴-دفاتر کل و روزنامه به صورت یک جلد از هر کدام برای هر سال مالی

 (معمولاً ( ازابتدای فروردین تا پایان اسفند ) صادر می شود مگر اینکه شرکت

در خواست مجددی داشته باشد. )

۵-در حال حاضر سفارش این دفاتر از طریق مراجعه به شعب پستی و ارائه

مدارک لازم انجام شده که اداره پست پس از دریافت این دفاتر آن را به شرکت

تحویل می دهد.

۶-در مورد تعداد صفحات دفاتر جهت تحریر دفاتر قانونی همزمان با سفارش

می توان مشخص نمود :۵۰برگی ، ۱۰۰ برگی ،۲۰۰برگی.

نکته:

حتماً می بایستی دفاتر هر سال قبل از شروع فعالیت مالی دریافت شود اگر

شرکت ما از فروردین فعالیت مالی دارد بایستی تا پایان اسفند ماه سال گذشته

دفاتر را سفارش داد ، چنانچه تاریخ ثبت دفتر پس از تاریخ سند اول ما باشد دفاتر

رد می شود.

تعریف علی الراس یا رد دفاتر:

چنانچه شرایط تحریر دفاتر قانونی و یا اصول و استانداردهای حسابداری رعایت

نشده باشد دفاتر از طرف سازمان امور مالیاتی کشور پذیرفته نیست و اصطلاحاً

می گویند دفاتر رد شده است و مالیات درنظر گرفته شده براساس تعرفه های

این سازمان لحاظ می گردد که به این مالیات ، مالیات علی الراس می گویند.

موارد علی الراس دفاتر:

۱-دفاتر روزنامه از روی اولین سند نوشته می شود . ( همان ثبت هایی که در سند

نوشته شده بدون نوشتن سر فصلهای معین درج می شود.)

۲-تاریخ سند اول بعد از تاریخ ثبت دفاتر باشد ، در غیر این صورت دفاتر رد می شود .

۳-خالی گذاشتن حتی یک سطر در تحریر دفاتر قانونی  ( همه ثبت ها پشت سر

هم و بدون فاصله انجام می شود. ) ، باعث رد دفاتر می شود .

۴- آثار هرگونه امحاء یا محو کردن در تحریر دفاتر قانونی مثل تیغ ، لاک ، پاک کن و…

۵-جای خالی گذاشتن صفحات در تحریر دفاتر قانونی

۶-آسیب دیدن یا از بین رفتن پلمپ دفاتر

۷-مخدوش شدن نوشته ها (جوهر پس دادن و…)

۸-تقدم و تاخر در ثبت ها یعنی ما نمی توانیم در تاریخ و شماره سندها عقب یا

جلوتر ثبت کنیم ، سندها به ترتیب شماره و تاریخ بایستی زیر هم ثبت شوند اگر

به عنوان مثال به این صورت ثبت کنیم :

ابتدا ۱,۲,۳,۴,۵سپس ۸,۹,۱۰و بعد از آن سندهای جا افتاده ۶,۷را ثبت کنیم تقدم

و تاخر ایجاد شده و دفاتر رد می شود.

۹-عدم ثبت شماره سند ، تاریخ و شماره دفتر کل در دفتر روزنامه و یا اینکه عدم ثبت

تاریخ و شماره دفتر روزنامه در دفتر کل ، می تواند سبب رد دفاتر شود .

۱۰-جدا شدن صفحه یا صفحاتی از دفتر در هنگام تحریر دفاتر قانونی

۱۱-مطابق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی استفاده از حسابهای مخفف می تواند

باعث رد دفاتر می شود مثل (ح دریافتنی ، ح پرداختنی)

۱۲-بستانکار شدن مانده صندوق و بانک باعث علی الراس شدن دفتر کل می شود.

نکات:

– دفاتر کل و روزنامه هر سال می بایستی به مدت ۱۰سال نگهداری شود همراه با اسناد حتی اگر این دفاتر نا نویس باشد چرا که ممیز دارایی می تواند و این اختیار را دارد دفاتر هر یک از سالهای قبل را تا ۱۰سال گذشته مطالبه و بررسی نماید حتی اگر این دفاتر قبلا بررسی شده و رای ممیز دیگری صادر شده باشد ، ممیز فعلی می تواند رای ممیزین قبلی را رد کند.

– اگر شرکتی به سازمان امور مالیاتی طی یک فقره نامه اعلام نماید که از نرم افزار حسابداری برای ثبت سندها استفاده می نماید می تواند طبق قانون به جای ثبت سند روزانه در دفاتر از سند ماهانه استفاده کند یعنی در طول سال فقط دوازده فقره سند در دفاتر ثبت می کند.

در این حالت سازمان موافقت خود را برای استفاده از سیستم نرم افزاری اعلام می نماید و شرکت مذکور می بایست هر فصل گزارشی از سیستم که نشان دهنده کلیه عملیات سه ماهه می باشد را به سازمان ارائه نماید و دراین حالت ممیزی دارایی هر زمانی را بخواهد می تواند برای ممیزی به شرکت مراجعه نماید.

نحوه نوشتن دفتر روزنامه  طبق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی:

برای تحریر دفاتر قانونی روزنامه ستونها به صورت زیر پر می شود :

شماره روزنامه :

در این ستون شماره سند نوشته می شود و این شماره از یک یعنی سند افتتاحیه شروع و بدون تقدم و تاخر تا آخرین سند اختتامیه ادامه می یابد.

تاریخ :

دراین ستون روز و ماه که درسند مربوطه نوشته شده عیناً درج می گردد.

شماره دفتر کل :

در این ستون شماره صفحه دفتر کلی که در آن حساب مربوطه درج شده ثبت می شود.

ستون شرح :

در این ستون حسابهای کل موجود در سند به همان صورت نوشته می شود.

نقل به صفحه :

جمع ستون بدهکار و ستون بستانکار به صفحه بعد منتقل می شود که شماره صفحه بعد دراین قسمت نوشته می شود.

منقول از :

در این قسمت شماره صفحه قبل که رقم بدهکار و بستانکار از آن می آید نوشته می شود .

– برای راحتی کار می توانیم به جای شرح دادن هر ثبت از عبارت “به شرح سند” استفاده کنیم.

– برای شرح ثبت ها فقط بایستی از یک سطر استفاده نمود و نه بیشتر.

– جمع ستون بدهکار و جمع ستون بستانکار در صفحه ۱به قسمت منقول از صفحه منتقل می شود و این جمع با ستون بدهکار

صفحه ۲ جمع و ستون بستانکار نیز به همین شکل، سپس این ارقام جمع شده به ترتیب گفته شده به صفحه ۳منتقل می شود و

در نهایت به همین صورت تا آخرین صفحه روزنامه ادامه می یابد.

نحوه نوشتن دفتر کل بر اساس آیین نامه تحریر دفاتر قانونی:

در واقع حاصل کار حسابداری که ارائه گزارشات است از این دفتر استخراج می شود ، دفتر کل گردش هر حساب را و همچنین

مانده آخر آن را به ما نشان می دهد. شرایط تحریر دفتر کل نیز از نظر آیین نامه دفاتر با دفتر روزنامه یکسان می باشد فقط در دفتر

کل با توجه به نوع دفتر صفحاتی بالاجبار بین حسابها خالی می ماند.

مطابق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی برای تحریر دفاتر کل به صورت زیر عمل می کنیم :

۱-برای هر حساب در تحریر دفاتر قانونی کل یک یا چند صفحه اختصاص می دهیم .

۲-بهتر است ترتیب حسابها به صورت حسابهای دارایی جاری ، غیرجاری ، نامشهود ، بدهی جاری ، بلند مدت ، سرمایه ، هزینه ها و درآمدها باشد.

۳-دفتر کل از روی دفتر روزنامه نوشته می شود.

۴-برای نوشتن دفتر کل حساب مورد نظر را در نظر گرفته و هرکجا این حساب بدهکار شده بود در ستون بدهکار و هر کجا بستانکار شده بود

در ستون بستانکار نوشته می شود سپس مبالغ بدهکار از بستانکار کم شده , مبلغ باقی مانده نوشته می شود .

مشخصات دفتر کل طبق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی:

حساب :

در این قسمت سر فصل مربوطه نوشته می شود مثلا سر فصل حساب بانک در ۵ صفحه اول که به خود جا اختصاص داده ،

در این قسمت در هر ۵ صفحه این حساب تکرار می شود.

تاریخ (روز و ماه) :

تاریخ جلوی حساب مربوطه در صفحه روزنامه در این قسمت درج می شود.

شماره روزنامه :

منظور شماره صفحه روزنامه ای است که این حساب از آن صفحه استخراج شد.

شرح :

عبارت “به شرح دفتر روزنامه” جلوی هر رقم در سطر مربوطه نوشته می شود.

تشخیص :

منظور مانده حساب اگر بدهکار است با عبارت (بد) و اگر بستانکار است از عبارت (بس) استفاده می کنیم.

باقی مانده :

این ستون مانده حاصل از مابه التفاوت بدهکار و بستانکار نوشته می شود ، یعنی اگر آخرین مانده بدهکار است با مبلغ بدهکار فعلی جمع می شود

و اگر رقم فعلی بستانکار است از آن کسر می شود همچنین اگر آخرین مانده بستانکار است با رقم بستانکار فعلی جمع می شود

و اگر رقم فعلی بدهکار است از آن کسر می شود.